UX Atölyesine Kimi Çağırmalı, Kimi Çağırmamalı?
Bir atölyenin çıktısını gündem değil, odadaki isimler belirler. Yanlış listeyle en özenli gündem bile üç saatlik fikir turuna dönüşür ve çıkan karar ertesi hafta sahipsiz kalır. Katılımcı listesi tersten kurulur: önce atölyeden çıkması gereken karar netleşir, sonra o kararı verebilecek ve uygulayabilecek kişiler yazılır.
Listeyi hedeften geriye kur
İlk soru "kimi davet edeyim" değil, "atölye bittiğinde elimde ne olacak" sorusudur. Çıktı bir kullanıcı akışı taslağıysa o akışı hayata geçirecek geliştirici masada olmalı, yoksa çizilen şey ilk sprint toplantısında "bu böyle yapılmaz" diye geri gelir (bir geliştirici yeter; ekibin tamamını çağırmak teknik itirazı çoğaltmaz, sadece sesini yükseltir). Çıktı bir yolculuk haritasıysa kullanıcıyla günde onlarca kez konuşan destek ekibinden biri, kıdemli tasarımcıdan daha fazla veri getirir.
Her ismin yanına bir gerekçe yaz. Gerekçe "haberi olsun" ya da "alınmasın" ise o kişi katılımcı değil, bilgilendirilecek biridir; ona atölye sonrası özet gider.
Kaç kişi: 12 sayısının aritmetiği
Yaygın tavsiye 6-12 kişidir ve bu aralığın üst ucu göründüğünden çok daha pahalıdır. Bir grupta ikili etkileşim kanalı sayısı n(n-1)/2 ile büyür: 6 kişide 15 kanal, 12 kişide 66. Katılımcıyı iki katına çıkarırken yönetilmesi gereken ilişki sayısını dört katından fazlaya çıkarırsın.
Konuşma süresi de aynı yönde çalışır. 90 dakikalık bir oturumda giriş, yönergeler ve toparlama 30 dakika alır. Kalan 60 dakika 6 kişiye bölününce kişi başına 10 dakika düşer, 12 kişiye bölününce 5. Beş dakika, bir kişinin fikrini anlatıp itirazı karşılamasına yetmez; o yüzden kalabalık atölyelerde konuşanlar hep aynı üç kişi olur. Sayıyı 12'ye çıkarmadan önce, eklenen kişinin diğerlerinden çalacağı süreye değip değmediğini sor.
Çeşitlilik tavsiyesi üst sınırla çakışır
Katılımcı listesi yazılarının çoğu iki şeyi yan yana söyler: mümkün olduğunca çeşitli bir grup kur ve 12 kişiyi geçme. Bu ikisi aynı odada tutulamaz. Sayalım: tasarımcı, geliştirici, ürün yöneticisi, kullanıcı araştırmacısı, karar verici ve kolaylaştırıcı ile daha ilk turda 6 kişidesin. Pazarlama, satış ve müşteri destekten birer temsilci eklersen 9. Kıdemli ve yeni bakışı dengelemek için bazı rollerden ikişer kişi çağırdığında üst sınırı çoktan aşmış olursun.
Çözüm, çeşitliliği tek oturuma sığdırmaya çalışmak değil, oturumlar arasına dağıtmaktır. Aynı gündemi iki küçük grupla ayrı ayrı çalıştır, çıktıları sonra birleştir. İki dar grup, birbirini dinlemeyen tek kalabalık gruptan daha fazla malzeme üretir.
Odada mutlaka olması gerekenler
Kolaylaştırıcı ile karar verici farklı iki kişi olmalı. Kolaylaştırıcı tartışmayı yönetir, kendi fikrini savunmaz; bu yüzden onu 12 kişilik sayıma dahil etmeyebilirsin, çünkü konuşma süresinden pay almaz. Tartışmanın sonucunda çıkarı olan biri aynı zamanda moderatörlük yapıyorsa, grup farkında olmadan onun istediği yere doğru akar.
Karar verici ise sayıya dahildir ve pazarlığa açık değildir. Nihai sözü söyleyecek kişi atölyede yoksa, üretilen her karar geçici bir öneri olarak kalır; iki hafta sonra tek bir toplantıda hepsi geri alınabilir. Karar vericinin takvimi tutmuyorsa atölyeyi ertelemek, çıktısını sonradan çöpe atmaktan ucuza gelir.
Davet, listenin yarısıdır
Doğru kişileri seçmek yetmiyor, ne için çağrıldıklarını bilmeleri gerekiyor. Davette şunlar olsun:
- Atölyenin sonunda ortaya çıkacak somut çıktı
- Kişinin neden davet edildiği ve kendisinden beklenen katkı
- Kararı kimin vereceği
- Önceden okunması gereken kısa materyal, tercihen tek sayfa
Ön materyali on sayfa yaparsan kimse okumaz ve atölyenin ilk yarım saati bağlam anlatmakla geçer. Kıdem farkının sesi bastırmasını engellemek için de basit bir yöntem işe yarar: her tur, tartışmadan önce beş dakika herkesin kendi fikrini tek başına yazmasıyla başlasın, sonra sırayla okunsun. Odada en yüksek unvanlı kişi ilk konuştuğunda, geri kalanın söyleyeceği şey büyük ölçüde onun cümlesinin etrafında şekillenir.