Intranet Tasarımı: SharePoint Şablonu Nerede Tıkanır
Intranet projelerinde teknik kurulum çoğunlukla en kolay kısımdır. SharePoint bir haftada ayağa kalkar, sonraki iki yıl kimsenin açmadığı bir portal olarak durur. Asıl soru platformun neler yapabildiği değil: çalışan aradığı dokümana kaç adımda ulaşıyor ve o dokümanı kim güncel tutuyor?
Şablon nerede tıkanıyor
Hazır intranet şablonu, herkesin aynı işi yaptığını varsayar. Oysa ana sayfaya bakan IT uzmanıyla bordrosunu merak eden çalışanın ortak ihtiyacı neredeyse yok. Şablonun kusuru görsellikte değil, tam olarak bu varsayımda.
Peki bu menüye başlık ekleyerek çözülür mü? Genelde tersi olur. Menü büyüdükçe kimse gezinmeye uğraşmaz, herkes arama kutusuna yönelir. Yani navigasyonu şişirerek aslında arama altyapısına yük bindirirsin.
Çalışan menüyü değil aramayı kullanıyor
Aramanın bir özelliği test aşamasını yanıltır: SharePoint sonuçları kullanıcının yetkisine göre kırpar. Yönetici hesabıyla baktığında her şey görünür, arama kusursuz çalışıyor sanılır. Bir kurumda tam bunu gördük; yönetici hesabında temiz görünen sonuç listesi, sıradan bir çalışan hesabında yarı yarıya küçüldü ve eksilenler en çok aranan formlardı. Arama testini her zaman en dar yetkili rolle tekrarla, kendi hesabınla gördüğün şey kimsenin ekranı değil.
Etiketleme önerisi de aynı yerden sakatlanır. Metadata alanı zorunlu değilse doldurulmaz; zorunlu yapılırsa da herkes ilk seçeneği geçer. Sonuçta filtrelerin yarısı "Genel" değerini gösterir. Etiket mimarisi kurmadan önce şu soruyu sor: bu alanı dolduran kişi, doldurmanın faydasını kendisi görecek mi? Cevap hayırsa alan boş kalır.
Kişiselleştirmenin faturasını kim ödüyor
Departmana özel ana sayfa fikri kulağa hoş gelir. Ama sekiz departman için sekiz ayrı haber akışı, sekiz ayrı içerik sahibi demektir. Sahibi atanmamış sayfa birkaç ay içinde ölür.
Ölü sayfa nötr de değildir. Altı ay önceki duyuruya bir kez çarpan kullanıcı, o bölümün güncelliğine bir daha güvenmez ve soruyu intranete değil yan masaya sorar. Kişiselleştirmeyi kurumun değil kullanıcının eline bırakmak bu yüzden daha ucuz: kısayol, favori, son açılan dokümanlar. Bu üçü kimseden düzenli emek istemez, kendiliğinden güncel kalır.
Önce neye dokunmalı
Tema ve CSS düzenlemesi en görünür, en az fark yaratan iştir. Logo ile kurum rengi yerine oturduğunda proje bitmiş görünür, oysa hiçbir şey çözülmemiştir.
Sıralamayı şöyle kurardım: menü etiketleri, sonra arama ve metadata düzeni, sonra içerik sahipliği, en son görünüm. Etiketlerde kurumun resmî terminolojisi değil çalışanın kullandığı kelime kazanır. "İnsan Kaynakları Süreç Yönetimi" başlığının altında izin formu arayan kimse yok, herkes "İzin talebi" arıyor.
Bunu ölçmek de pahalı değil. On beş kişiye "yıllık izin talebini nereden açarsın" diye sor, menüde ilk nereye tıkladıklarına bak. Bir öğleden sonrada biter ve yeniden yazılacak beş başlığı sana isim isim söyler. Aynı testi yayına aldıktan sonra da tekrarla; ilk tasarımın doğru olduğunu değil, hangi başlığın hâlâ yanlış anlaşıldığını öğrenmek istiyorsun.