Intranetlerde Quicklinks: Kutuyu Büyütmek Yerine Menüyü Düzeltmek
Kurumsal intranetlerde neredeyse her ana sayfanın bir köşesinde hızlı bağlantılar kutusu durur. İçindekilerin çoğu, menüde bulunamadığı için oraya taşınmış sayfalardır. Kutu büyüdükçe ikinci bir navigasyona dönüşür ve elinde birbiriyle çelişen iki menü kalır.
Kutudaki her bağlantı bir hata kaydıdır
Hızlı bağlantılar listesi kendiliğinden oluşmaz. Birisi bir sayfayı menüde bulamaz, sorar; sorumlu kişi de en hızlı çözüm olarak bağlantıyı ana sayfaya koyar. Liste zamanla, bilgi mimarisinin nerede tutmadığını gösteren bir kayıt defterine dönüşür.
O yüzden listeyi tasarım öğesi gibi değil, birikmiş talep listesi gibi oku. Her madde için tek soru var: bu sayfa menüde olsaydı kullanıcı hangi başlığın altına bakardı? Cevabı verebiliyorsan bağlantının yeri kutu değil, o başlık.
Tek kutuda beş farklı veri kaynağı
"Quicklinks" başlığı altında genelde şunlar birbirine karışır:
- kullanıcının kendi eklediği bağlantılar
- herkesin en çok tıkladığı sayfalar
- İK ve muhasebe gibi zorunlu ama seyrek kullanılan formlar
- menüde yeri belirsiz kalmış tekil araçlar
Bunların güncellenme kuralı bile aynı değil. Biri kullanıcıya ait ve elle değişir, biri tıklama verisinden otomatik gelir, biri yılda bir kez İK duyurusuyla yenilenir. Aynı kutuya konunca kullanıcı orada ne bulacağını kestiremez; kutu, açmadan içinden ne çıkacağı bilinmeyen bir çekmece olur.
Ayır ve adını işine göre koy: Favorilerim, Çok kullanılanlar, Formlar. "Hızlı erişim" gibi her şeyi kapsayan bir başlık hiçbir şey söylemiyor.
Favoriler bulmayı değil, yeniden bulmayı çözer
Kişiselleştirme çoğu intranet projesinde ilk akla gelen çözümdür, ama sınırı net: kullanıcı ancak bir kez bulduğu sayfayı favorilerine ekleyebilir. Favoriler tekrar erişimi hızlandırır, ilk erişimi değil.
Bu ayrım, kimi vurduğunu görünce anlam kazanır. İşe yeni başlayan biri, sisteme en çok ihtiyaç duyduğu ilk haftalarda boş bir favoriler kutusuyla karşılaşır. Yılda iki kez girilen bir sayfa da kimsenin favorisinde olmaz, çünkü ekleme zahmetine değmez. Kişiselleştirme bu iki durumu hiç görmez; arama ve menü görür.
Listenin kaçta kaçı gerçekten tıklanıyor
Kutuyu kısaltmak için kullanıcı anketine gerek yok, veri zaten sunucunda duruyor. Erişim loglarını bağlantı bazında grupla, son üç ayı al, tıklama sayısına göre sırala; üç satırlık bir sorgu yeter, ayrı bir analitik aracı kurmadan da görürsün. Tipik sonuç şudur: ilk birkaç madde tıklamaların büyük kısmını toplar, geri kalanı yılda birkaç kez açılır.
Geri kalanını silmek zorunda değilsin. Ama o bağlantıların kutuda durmasının bir bedeli var: kutu ekranda kaydırma gerektirecek kadar uzadığı anda hızlı olma özelliğini kaybeder, kullanıcı içinde aramaya başlar. İçinde arama yapılan bir hızlı erişim listesi, adı yanlış konmuş bir menüdür.
Menüyü düzeltmek pratikte ne demek
En yaygın intranet hatası, menüyü organizasyon şemasına göre kurmak. Çalışan yıllık izin ararken önce "İnsan Kaynakları Direktörlüğü" başlığını açmak zorunda kalıyorsa kutu kaçınılmaz olarak büyür. Menü departmanları değil, yapılan işleri yansıtmalı: izin talebi, masraf bildirimi, cihaz arızası.
Birkaç somut hamle:
- Başlıkları kullanıcının konuştuğu kelimeyle yaz. İç yazışmada kısaltma kullanıyor olsanız bile menüde "Zimmet devir formu" yazsın.
- Aramayı sayfa başlıklarıyla sınırlama; form adları, belge içerikleri ve araç isimleri de sonuçlara girsin. Intranette aramanın başarısızlığı doğrudan kutuyu büyütür.
- Yılda bir, kutudaki maddelerin kaçını menüye taşıyabildiğini gözden geçir. Taşınabilen her madde ölçülebilir bir iyileşmedir.
Quicklinks'i tamamen yasaklamak gerekmiyor. Geçici bir yama olarak iyi iş görür, yeni bir araç duyurulurken en doğru yer bile odur. Sorun, yama kalıcı hale geldiğinde başlıyor: kutu bilgi mimarisinin üstünü örttüğü sürece kimse menüye bakmıyor, kimse menüye bakmadığı sürece de menü düzelmiyor.