Bilgi Kirliliği: E-posta Trafiği ve İntranet Düzeni
İş yerinde bilgi kirliliği dediğimiz şeyin büyük kısmı, aslında bir yerleştirme sorunu. Gelen kutusu şişiyor çünkü kurumun hafızası orada tutuluyor; intranet ölü çünkü kimsenin oraya bakmak için sebebi yok. Aşağıdakiler bu ikisini birbirinden ayırmak için işe yarayan, çoğu birkaç saatte uygulanabilen adımlar.
Çokluk değil, yerleşim
Kimse aslında günde kaç e-posta aldığından şikâyet etmiyor. Şikâyet şu cümleyle geliyor: "Üç hafta önce gönderilen fiyat listesini bulamıyorum." Yani sorun hacim değil, geri çağırma. Bilgi kirliliğini hacim problemi sanıp çözüme "daha az yazalım" diye başlarsanız, bir süre sonra herkes yine yazar ve hiçbir şey değişmez.
Ayrım basit: bir bilgi bir kez okunup bitiyorsa mesajdır, sonra tekrar aranacaksa kayıttır. Mesaj e-postada kalabilir. Kayıt e-postada kalmamalı.
E-posta trafiğini kesen dört alışkanlık
- Kontrolü saate bağlayın. Gün içinde üç sabit zaman yeter; aradaki bildirimleri kapatın. Asıl kazanç okunan e-posta sayısında değil, bölünme sayısında.
- "Herkese yanıtla" tuşunu unutun. 30 kişilik bir listede her yanıt 30 okuma üretir; on yanıtlık bir tartışma 300 okuma eder ve bunların belki beşi gerçekten ilgiliydi. Tartışmayı ilgili iki üç kişiye daraltın, sonucu bir kez duyurun.
- Konu başlığını içerik gibi yazın. "ACİL" bir konu başlığı değil, bir ses tonu. "Nisan fiyat listesi, onay bekliyor" okunmadan da bir şey anlatır ve altı ay sonra aramada bulunur.
- Kişisel ile işi ayırın. İki ayrı adres, iki ayrı ritim. Kişisel kutuyu günde bir kez açmak, iş kutusunun gürültüsünü kendiliğinden düşürür.
Anlık mesajlaşma için de aynı mantık geçerli. Gerçekten acil olan şey zaten telefonla aranır; gerisi bir saat bekleyebilir.
İntranet e-postanın çöp kutusu değildir
"Duyuruları toplu e-posta yerine intranetten yapın" tavsiyesi her listede var, ama tek başına uygulandığında ters teper. E-posta itme (push) kanalıdır, intranet çekme (pull). Duyuruyu intranete taşıdığınızda bilgiyi azaltmış olmazsınız, sadece bulma yükünü gönderenden okuyana devredersiniz. Kimse portala girmiyorsa duyuru hiç yapılmamıştır.
İşe yarayan kurgu ikisini birlikte kullanır: içerik intranette durur, e-posta yalnızca kısa bir tetik taşır ve tek bir bağlantı verir. Böylece kayıt tek yerde kalır, güncellendiğinde bağlantı hâlâ doğru yeri gösterir, gelen kutusunda da üç satırlık bir iz kalır.
Portalın kendisini de tahmine bırakmayın. Bir kurum içi portal işinde arama kutusunun loglarına baktığımızda en çok aranan şeyin izin formu olduğu çıkmıştı, ve form menüde üç tık derindeydi. Arama logu, kullanıcı testinden önce bakılacak en ucuz kaynaktır: insanların ne aradığını doğrudan yazar.
Bakım olmadan yapı çürür
İntraneti kirleten şey çoğunlukla yeni içerik değil, ölmeyen eski içerik. İki yıl önceki prosedür hâlâ arama sonuçlarında birinci sırada çıkıyorsa, doğru bilgi de artık güvenilmez sayılır. Üç şey düzenli olarak dönmeli: kırık bağlantı taraması, her sayfada görünen güncelleme tarihi, ve her sayfanın adı yazan bir sahibi. Sahipsiz sayfa, kimsenin silmeye cesaret edemediği sayfadır.
Araç eklemenin bedeli
Trello, Asana, Evernote, OneNote; bunların hepsi işe yarar. Ama her yeni araç, aynı zamanda aranacak yeni bir yer demek. Üç aracı yan yana kullanan bir ekipte "bu karar nerede yazıyordu" sorusunun üç olası cevabı olur, bu da hiç cevabı olmaması gibidir.
Araç seçerken tek soru şu: hangi bilgi türü nerede yaşayacak? Görev bir yerde, doküman bir yerde, karar bir yerde. Bu dağılımı bir kez yazıp herkesin görebileceği bir sayfaya koyun. Yeni araç almaktan çok daha fazla işe yarar.