Küçük Şirketlerde Intranet: Ne Zaman Gerekir, Nasıl Ayakta Kalır?

Küçük bir şirkette intranet kararı çoğu zaman yanlış soruyla başlar: hangi yazılım? Doğru soru, bugün insanların bilgiyi nereden aldığı ve bunun ne kadar zaman yediği. Bilgi tek bir kişinin kafasında duruyorsa sorun yazılımla çözülmez, o kişi izne çıktığı ilk hafta yeniden ortaya çıkar.

Intranet aslında ne yapar

Intranet, şirketin yalnızca kendi çalışanlarına açık olan iç sitesidir. İçinde tipik olarak politikalar, prosedürler, formlar, çalışan dizini, duyurular ve ekip sayfaları bulunur. Dışarıdan bakınca sıradan bir site; farkı erişimin kapalı olması ve içeriğin günlük işe bağlı olması.

İşlevi tek cümleyle şu: bir sorunun cevabını, o cevabı bilen kişiyi rahatsız etmeden bulabilmek. Ölçüsü de budur. Arama kutusuna yazılan şey ilk denemede doğru belgeyi getirmiyorsa sistem kurulmuştur ama iş görmüyordur.

Hangi şirketin buna ihtiyacı var

Çalışan sayısı tek başına iyi bir eşik değil. Aynı işi yapan on kişilik bir ekiple, altı farklı işi yapan on kişilik bir ekibin bilgi ihtiyacı aynı değildir. Daha iyi göstergeler günlük işin içinde:

• Aynı soru ayda birkaç kez, farklı kişilerden geliyor.
• Birden fazla lokasyon ya da sahada çalışan ekip var, herkes aynı odada değil.
• Sık işe alım yapılıyor ve her yeni kişi aynı on beş şeyi tek tek soruyor.
• Bir belgenin son sürümünün hangisi olduğu tartışma konusu.
• Bir kişi izne çıkınca bazı işler duruyor.

Son madde en pahalısı, çünkü faturası ancak o kişi yokken kesiliyor. Bu maddelerden hiçbiri sizde yoksa intranet kurmak erken bir yatırımdır; kurulan ve kullanılmayan bir sistem, kurulmamış bir sistemden daha kötüdür, çünkü bakımını da üstlenmiş olursunuz.

E-posta trafiği kendiliğinden azalmaz

Intranet savunusunun klasik maddelerinden biri, gereksiz e-postanın azalacağıdır. Bu kendiliğinden olmaz. Yeni bir kanal açtığınızda bir süre iki kanal birden çalışır ve toplam yük artar. Trafik ancak belirli bir içerik türü için eski kanalı kapattığınızda düşer: duyurular artık e-postayla gönderilmiyorsa, izin formu artık ekli dosya olarak elden ele dolaşmıyorsa. Kapatma kararı verilmemişse intranet, e-postanın yanına konmuş ikinci bir arşivden ibaret kalır.

Sahibi olmayan içerik bayatlar

Bir intranetin başarısızlık biçimi çökmek değil, eskimek. Altı aydır güncellenmemiş bir prosedür sayfası yanlış bilgiyi resmi bir görünümle sunar. İnsanlar bir iki kez yanıldıktan sonra oraya bakmayı bırakır ve yeniden birbirine sormaya döner. O noktada elinizde hem eski alışkanlık hem de bakımını yaptığınız bir sistem vardır.

Çaresi teknik değil: her sayfanın adı yazılı bir sahibi ve bir gözden geçirme tarihi olacak, sahibi olmayan sayfa yayına girmeyecek. Kural sıkıcı görünür. İntranetin iki yıl sonra hâlâ açılıp açılmadığını belirleyen şey de tam olarak budur.

Yazılım seçimi

Böyle bir işe yazılım seçerek başlamam. Önce en sık sorulan soruların listesi çıkar, cevapları yazılır, sahipleri belirlenir. Ortaya çıkan şey on beş sayfaysa onu taşıyacak araç neredeyse her şey olabilir; asıl iş o on beş sayfayı yazmaktır ve yazılım o işi kolaylaştırmaz.

Sıra araca geldiğinde bakılacaklar kısa: arama belge içeriğinde de çalışıyor mu yoksa yalnızca başlığa mı bakıyor, yetki ekip bazında verilebiliyor mu, telefondan okunabiliyor mu, içerik dışa aktarılabiliyor mu. Sonuncusu en az sorulan ve en çok pişmanlık üretendir; içeriğini dışarı alamadığınız bir sistemden çıkmak, ona girmekten pahalıdır. Bulut tabanlı hazır çözümler küçük ekiplerde kurulum yükünü ortadan kaldırır ve kendi sunucunuzda tutmanızı gerektiren bir mevzuat kısıtı yoksa makul bir başlangıçtır.

Çalıştığını nasıl anlarsınız

Ölçmenin ucuz yolu arama kayıtları. İki şeye bakılır: sonuç dönmeyen sorgular ve aynı kullanıcının birkaç dakika içinde tekrarladığı sorgular. Birincisi eksik belgeyi gösterir, ikincisi yanlış adlandırılmış belgeyi. Ayda on beş dakikalık bir bakışla hangi sayfanın yazılması, hangisinin yeniden isimlendirilmesi gerektiği kendiliğinden ortaya çıkar.

Sayfa görüntülenme sayısı bu iş için zayıf bir ölçüt. En çok görüntülenen sayfa çoğu zaman ana sayfadır ve size kimsenin ne aradığını anlatmaz.