Intranet Çalışan Aramasında İşe Yarayan Tasarım Kararları

Kurum içi dizinde arama kutusu, intranetin en çok kullanılan tek alanı. Çalışan üç harf yazıp doğru kişiyi görüyorsa rehber sayfasına, departman ağacına, organizasyon şemasına hiç ihtiyaç duymaz. Bu kutu iyi çalışmadığında insanlar aramayı bırakıp birbirine sorar ve dizin ölür.

Tek satır kutu, filtre paneli değil

Çalışan araması, kullanıcının ne aradığını bildiği bir aramadır. Kimse dizine "satın almada kıdemli birisi" diye gelmez, Ayşe'nin dahilisini arar. Departman seçimi, unvan filtresi, harf harf gezinen alfabetik şerit: bunların yeri ayrıntılı sonuç sayfası. Kutunun kendisi tek satır kalsın, sayfa açıldığında odak doğrudan içinde olsun.

Türkçe isimlerde küçük harf tuzağı

Arama neredeyse her zaman metni küçük harfe indirip karşılaştırır, Türkçe de tam bu noktada diğer dillerden ayrılır. Büyük I'nın küçüğü ı, büyük İ'nin küçüğü i. Türkçe yerel ayarı olmayan bir ortamda "IŞIK" küçültülünce "işik" çıkar; kullanıcı "ışık" yazdığında eşleşme olmaz. Ters yönde de "İLKER" küçültülünce i harfinin üstünde ayrı bir birleşen nokta kalır ve sonuç "ilker" ile eşit sayılmaz.

Çözüm yerel ayarı doğru kurmaya uğraşmak değil. Hem dizini hem sorguyu aynı sadeleştirmeden geçir: ı ve i'yi i'ye, ş'yi s'ye, ğ'yi g'ye, ç'yi c'ye, ö ve ü'yü o ve u'ya indir, karşılaştırmayı bu sade biçim üzerinde yap. Yan faydası da var, Türkçe klavyesi olmayan ya da acelesi olan çalışan "sahin" yazar ve Şahin'i bulur. Bir kurumsal dizinde tam bu hatayı gördüm: rehber sayfası herkesi doğru listeliyordu ama arama Işık soyadını hiç getirmiyordu, çünkü dizin ile sorgu iki farklı katmanda, iki farklı kuralla küçültülüyordu.

Her tuş vuruşu bir istek

Anında öneri iyi bir deneyim, bedava değil. Yedi harfli bir isim yedi sorgu demek, kullanıcı bir harfi silip yeniden yazarsa dokuz. Maliyeti makul tutan üç önlem: iki karakterden kısa girdiye hiç sorgu atmamak, tuş vuruşları arasına yüz ila yüz elli milisaniyelik bir bekleme koymak, yeni sorgu başlarken bitmemiş olanı iptal etmek. Sonuncuyu atlayan sistemlerde geç dönen yanıt listeyi geriye çevirir; kullanıcı yazmayı bırakmıştır, liste hâlâ oynamaktadır.

Sonuç satırında ne duracak

Dizin sonucu bir kart değil, bir satır. İçinde şunlar yeter:

• Ad soyad, eşleşen harfler vurgulu.
• Departman ve unvan; kişiyi adaşından ayıran asıl bilgi budur.
• Dahili numara, listeden kopyalanabilir halde.
• Mesaj ya da e-posta için tek bağlantı.

Fotoğraf da dursun, ama güncelliği şart. Beş yıl önce çekilmiş bir fotoğraf doğrulama sağlamaz, yanlış kişiyi onaylatır. Fotoğrafı insan kaynakları kayıtlarından otomatik çekmiyorsan hiç koymamak daha dürüst.

Kişiyi belgeyle aynı listede yarıştırma

Çoğu intranet her şeyi tek alakalılık puanına bağlar: kişiler, formlar ve dokümanlar aynı sırada yarışır. Dizin aramasında bu yanlış. İsim yazan kullanıcının niyeti belirsiz değildir. Kişiler kendi bloğunda en üstte durur, belgeler altta ayrı başlıkla. Aynı adı taşıyan bir prosedür dosyasının insanı aşağı itmesi, o kullanıcının kutuyu bir daha açmaması için yeterli sebeptir.

Ölçüm

Bu işin tek anlamlı göstergesi, ilk önerinin aranan kişi olduğu sorguların oranı. İkinci sırada sonuçsuz sorgu kaydı gelir ve asıl iyileştirme listesi odur. İnsanların kısaltmayla, evlenme öncesi soyadıyla ya da lakapla aradığını oradan görürsün; takma ad alanını da oraya bakarak doldurursun.