Çalışan Dizini Araması: Tek Kutu mu, İkinci Bir Kutu mu?

Intranet tasarımında sık dönen bir soru var: çalışan dizini için ana aramanın yanına ikinci bir kutu koymalı mı? Tartışma genelde ekran alanı ve sadelik üzerinden yürür. Oysa iki kutunun asıl maliyeti başka yerde duruyor: sorguyu hangi kutuya yazacağına kullanıcı karar vermek zorunda kalır, ve bu kararın yanlış çıkması yavaş aramadan daha pahalıdır.

Tartışma çoğunlukla yanlış yerde kuruluyor

Ayrı kutu savunması şöyle gider: çalışan araması intranetin en sık kullanılan işlevidir, o halde kendi kısayolunu hak eder. İlk kısım büyük ölçüde doğru. İkinci kısım ise bir atlama yapıyor. Sıklık, o sorgunun hızlı cevaplanmasını gerektirir; ayrı bir giriş noktası gerektirmez. Bunlar aynı şey değil.

"Kullanıcı testleri ayrı kutunun daha hızlı olduğunu gösteriyor" cümlesini de biraz şüpheyle okumak gerekiyor. Böyle bir test tipik olarak "Ayşe'nin dahili numarasını bul" görevi ile başlar. Katılımcı ekranda "Personel Bul" etiketini görür, oraya yazar, hızlı sonuç alır. Test burada ikinci kutunun fark edilebilir olduğunu ölçmüştür, dizin aramasının ayrı olmasının doğru olduğunu değil. Görev metninde "personel" ya da "çalışan" kelimesi geçmediğinde, mesela "geçen hafta bütçe dosyasını gönderen kişiye ulaş" dendiğinde, sonuçlar hızla değişir.

Yanlış kutuda yapılan arama sessizce başarısız olur

Kullanıcı bir ismi genel arama kutusuna yazdığında iki şeyden biri olur. Ya hiç sonuç gelmez, ki bu durumda kullanıcı çoğu zaman "böyle biri yok" ya da "sistemde kayıtlı değil" sonucuna varır. Ya da o ismin geçtiği belgeler listelenir: toplantı notları, eski bir e-posta eki, bir organizasyon şeması PDF'i. İkinci durum daha sinsidir, çünkü ekranda makul görünen bir sonuç listesi vardır. Kullanıcı yanlış kutuda olduğunu anlamaz, aramanın başarısız olduğunu da anlamaz; sadece aradığı telefon numarasını bulamaz ve pes eder.

Rol bazlı erişim bu sessizliği derinleştirir. Dizin sonuçları yetkiye göre farklılaşıyorsa, boş sonuç ekranı "kayıt yok" ile "görme yetkiniz yok" arasındaki ayrımı yapmak zorundadır. Yapmazsa iki farklı durum tek bir boş listeye çöker ve kullanıcı yanlış olanı varsayar.

Dizin sorgusu genel aramayla aynı sorgu değil

Ayrı kutu talebi bazen bir kullanılabilirlik bulgusu değil, veri modelinin kılık değiştirmiş hali oluyor. Çalışan dizini ile belge arşivi farklı sistemlerde durduğu için tek kutuda birleştirmek zahmetlidir, zahmetli olduğu için ikinci kutu açılır, sonra bu karar UX diliyle gerekçelendirilir.

Teknik tarafa bakınca manzara tersine dönüyor. Bir kurumun dizini birkaç bin satırdır; isim, unvan, birim, dahili. Bu veri bellekte durur, ön ek aramasıyla milisaniyeler içinde cevap verir ve her tuş vuruşunda yeniden sorgulanabilir. Belge araması ise tam metin indeksine gider, skorlama yapar, çok daha yavaştır. Yani dizin sorgusu, birleşik bir kutuda en hızlı cevap verebilecek olan taraftır. Sonuçları gruplayıp kişileri üstte göstermek, ikinci bir kutu açmaktan daha az iş çıkarır.

Gruplanmış typeahead'i olan tek kutuyu, özenle etiketlenmiş iki kutudan daha güvenilir buluyorum. Nedeni şu: iki kutu doğru çalışmak için kullanıcının her seferinde doğru karar vermesine bağlıdır, tek kutu ise yalnızca sistemin sonuçları doğru sıralamasına bağlıdır. Birinci koşulu garanti edemezsiniz, ikincisini edebilirsiniz.

İkinci kutunun gerçekten yerinde olduğu durum

Tek bir hal var: dizin, genel aramanın indeksine hiçbir şekilde girmiyorsa. Dış bir İK sisteminde duruyor, API'si günde bir kez senkron oluyor, gizlilik nedeniyle ortak indekse alınmıyor. Böyle bir yerde tek kutu zaten insan araması yapamıyor demektir ve kullanıcıyı bunu denemeye davet etmek en kötü seçenektir. O zaman ikinci kutu dürüst çözümdür, üstelik ana navigasyonda her sayfada bulunmalıdır; ana sayfaya gömülü bir kutu, aramanın %90'ının yapıldığı iç sayfalarda işe yaramaz.

Etiketleme de bu senaryoda ayrıca anlam kazanır. "Arama" ile "Arama" yan yana durursa kullanıcı zar atar; "Personel Bul" ile "Belgelerde Ara" ise en azından bir ipucu verir. Ama bu bir çare değil, hasar azaltmadır.

Hangi sayıya bakmalı

Bu kararı görüşle çözmek yerine mevcut arama loglarıyla çözebilirsiniz, veri çoktan elinizde:

• Genel arama kutusuna yazılan sorguların ne kadarı bir çalışan ismiyle eşleşiyor? Oran yüksekse kullanıcılar zaten tek kutuyu insan araması için kullanıyor, ister istiyorsunuz ister istemiyorsunuz.
• Bu sorguların kaçı sıfır sonuçla ya da hiç tıklama almadan bitiyor? Sessiz başarısızlığın büyüklüğü burada görünür.
• İki kutu halihazırda varsa, kullanıcıların bir kutuda arayıp hemen ardından aynı metni diğerine yazma sıklığı nedir? Bu tekrar, etiketlerin işini yapmadığının en net göstergesi.

İlk sayı birkaç saatlik log analiziyle çıkar ve bir kullanıcı testi oturumundan daha fazlasını söyler.