İntranet İçerik Üreticilerini Ayakta Tutmak
İntranet altyapısı ne kadar iyi olursa olsun, içerik üretimi birkaç kişinin gönüllü çabasına bırakıldığında birkaç ay içinde duruyor. Üreticiyi ayakta tutan şey yeni bir editör ya da ödül töreni değil; yazdığının okunduğunu görmesi ve bu işin takvimde yer kaplaması. Gerisi net sorumluluk ve yayınlanan içeriğin bakımı.
Yükleyici değil yazar
Çoğu kurumda içerik üreticisinin rolü, hazır metni intranete yüklemekten ibaret. Bu rolle ne özgün içerik çıkar ne de üretici işi sahiplenir. İlk toplantıyı konu listesi çıkarmak için yap, editör eğitimi için değil. Yükleme kısmını yarım saatte öğreniyor zaten; zorlandığı yer ne yazacağını bulmak.
Formatı da tek tipe bağlama. Ekip haberi, proje sonrası kısa değerlendirme, çalışan profili, üç dakikalık ekran kaydı; hepsi aynı akışta durabilir. Metinleri kısa tut ve telefonda okunacağını varsayarak düzenle, çünkü sahadaki çalışan intranete masa başında değil serviste bakıyor.
Geri bildirim döngüsü olmadan üretim durur
İçerik üreticisi yazdığının ne olduğunu bilmiyorsa üçüncü yazıdan sonra bırakır. Okunma, paylaşım ve yorum sayısını her yayından sonra otomatik olarak üreticiye gönder; kimse rapor istemek için mesai harcamak zorunda kalmasın.
Sayının yanına bir de insan geri bildirimi koy. Ayda bir yarım saatlik buluşma, iyi giden yazıların nerede işe yaradığını konuşmaya yeter. Üreticiler birbirini tanıyınca konu paylaşımı da kendiliğinden başlıyor.
Küçük tabanlarda sayıları dikkatli oku
Okunma verisini yüzdeyle raporlamak küçük ekiplerde yanıltır. Kırk kişilik bir birimde üç kişilik fark yüzde 7,5'lik bir sıçrama gibi görünür, oysa o hafta üç kişi izinde olabilir. Bu ölçekte haftalık kıyaslama gürültüden ibaret. Dört haftalık toplamla çalış ve yüzdenin yanına taban büyüklüğünü de yaz, yoksa rapor kendi başına bir yorum üretmeye başlar.
Tek bir sayıya bakacaksan okunma değil, dönüş olsun: sayfayı okuyan kaç kişi ilgili formu doldurdu, kaç kişi ekibe soru sordu. İntranet içeriğinin işi bilgi taşımak, gösterim toplamak değil.
Yayınlanan her sayfa bir bakım borcu
İntranetin asıl sorunu genelde içerik azlığı değil, güncelliğini yitirmiş içerik yığını. İki yüz sayfalık bir intranette “yılda bir kez gözden geçiririz” kararı, haftada yaklaşık dört sayfa gözden geçirmek demek (200/52 ≈ 3,8). Kimse bunu ek iş olarak yapmaz. Ya sayfa sayısını düşüreceksin ya da gözden geçirmeyi tek tek içerik sahibine bağlayacaksın.
Yayın tarihini ve son gözden geçirme tarihini sayfanın üstünde göster, iki satırlık bir alan yeter; okuyucu bilginin bayat olup olmadığını kimseye sormadan görür, sahibi de kendi adının yanındaki eski tarihi görünce güncellemeye daha istekli olur. İzin prosedürü gibi kritik sayfalarda bu tarih, sayfanın kendisinden daha çok iş görüyor.
Sorumluluk yazılı olsun
İçerik üretimi iş tanımında yazmıyorsa mesai içinde yeri yoktur, akşam saatlerine kalır ve orada ölür. Rolü tanımla, ayda kaç içerik beklendiğini söyle, iş yükünü birkaç kişiye dağıt. Yazar adını ve iletişim bilgisini her sayfaya koy; hem yanlış bilgi hızlı düzeliyor hem de imza atan kişi metnin arkasında duruyor.
Katkıyı performans değerlendirmesinde say. Yıl sonunda kimsenin sormadığı bir iş, ertesi yıl yapılmaz.