İntranet İçerik Yönetimi: Merkezi, Dağıtık ve Hibrit Modeller
İntranette asıl sorun sayfa üretmek değil, altı ay sonra hangi sayfanın doğru olduğunu bilmek. Merkezi, dağıtık ve hibrit modeller bu soruna üç farklı cevap verir ve üçünün de bedeli farklı bir yere düşer: gecikmeye, aramaya ya da denetim iş yüküne.
Model ile yazılım aynı şey değil
İçerik yönetim modeli, kimin hangi sayfayı üreteceğini, kimin onaylayacağını ve hangi standartlara uyulacağını tanımlar. CMS seçimi bunu çözmez, yalnızca uygulanmasını kolaylaştırır ya da zorlaştırır. Modeli netleştirmeden araç değiştiren kurumlar aynı karmaşayı yeni arayüzde tekrar yaşar.
Merkezi model
İçerik üretimi ve yayını sabit bir ekibe bağlıdır. Departmanlar talep açar, ekip düzenler, onaylar, yayınlar. Dil ve biçim tutarlılığı en yüksek burada olur; bilgi mimarisi tek elden kurulduğu için arama da düzgün çalışır.
Bedeli gecikmedir. Basit bir duyuru için üç günlük onay kuyruğu, departmanları bir süre sonra intranetin dışına iter. Aynı bilgi önce e-postayla, sonra sohbet kanallarında dolaşmaya başlar ve intranet resmi ama ölü bir arşive dönüşür. Merkezi model, içerik hacmi düşük ve güncelleme sıklığı az olan kurumlarda çalışır.
Dağıtık model
Yetki departmanlara dağıtılır, merkez sadece altyapıyı ve eğitimi sağlar. Yayın hızlanır, konuyu bilen kendi sayfasını kendi yazar. Buraya kadar iyi.
Sorun altı ay sonra çıkar. Bir kurumda dağıtık modele geçildikten sonra intranette "yıllık izin" başlığını taşıyan dört ayrı sayfa gördüm, üçü eskimişti ve hangisinin güncel olduğunu söyleyen hiçbir işaret yoktu. Dağıtık modelin gerçek maliyeti tutarsız yazı tipi değil, aramada üst üste binen kopya sayfalardır. Çalışan bir kez yanlış sayfayı bulup ona göre hareket ettiğinde intranete olan güveni biter, bir daha oraya bakmaz.
Hibrit model ve eğitim yükü hakkında bir düzeltme
Hibrit modelde ana sayfa, kurumsal duyurular ve üst kategoriler merkezde kalır; departman içi sayfalar yerel editörlere açılır. Çoğu orta ölçekli kurum için doğru cevap budur.
Yaygın bir yanlış, hibrit modelin eğitim ve denetim ihtiyacını azalttığını söylemek. Azaltmaz. Eğitilecek kişi sayısını azaltır, kişi başına düşen yükü değil. On beş editörü olan bir kurumda da her editör aynı standardı baştan öğrenmek zorundadır, siz sadece kırk kişi yerine on beş kişiyle uğraşırsınız. Bunu peşinen kabul edip eğitim materyalini bir kez düzgün hazırlamak, her yeni editörde sıfırdan anlatmaktan ucuza gelir.
Hangisi size uygun
Karar üç soruya bakar: kaç departman içerik üretecek, içerik ne sıklıkla değişecek, yanlış bilginin maliyeti ne. İnsan kaynakları prosedürü ve güvenlik talimatı gibi yanlış olması pahalı içerikleri merkezde tutun. Proje notu, ekip duyurusu, toplantı özeti gibi kısa ömürlü içerikleri departmana bırakın. Aradaki çizgiyi baştan yazın, sonra her sayfa için yeniden tartışmayın.
Denetimi toplantıya değil sisteme bağlayın
İçerik denetimini çeyrek dönem toplantılarına bırakırsanız yapılmaz. Bunun yerine her sayfaya iki zorunlu alan ekleyin: sahip ve son geçerlilik tarihi. Sahibi olmayan sayfa yayına çıkmasın. Tarihi geçmiş sayfaları listeleyen basit bir sorgu ve sahibine giden otomatik bir uyarı, en iyi niyetli denetim takviminden çok daha fazla iş görür.
Yeni sayfa açılırken benzer başlıkları gösteren bir uyarı da kopya üretimini gözle görülür biçimde azaltır. İkisi de birkaç saatlik iştir ve dağıtık modelin en pahalı sorununu doğduğu yerde keser.