Intranet İçerik Yönetimi: Dağıtık Yayıncılık, Sahiplik ve Ölçüm

Intranet içerik sorunu kurumlarda genelde araç sorunu diye anlatılır, oysa çoğu intranette eksik olan yazılım değil, sahiplik ve gözden geçirme düzenidir. Yayın yetkisini departmanlara dağıtmak doğru hamle, ama yalnız başına yapıldığında birkaç ay içinde sahipsiz sayfa yığını üretir. Aşağıdakiler dağıtık yayıncılığı ayakta tutan asgari düzenekler.

Yetkiyi dağıt, sahipliği isme bağla

Departman temsilcilerinin kendi içeriğini girmesi hız kazandırır; bilgi zaten onlarda. Kaybedilen şey ise şu: merkezî yayında bir sayfanın kimin olduğu bellidir, dağıtık yayında herkesin ve hiç kimsenin olur.

Çözüm yetkiyi geri toplamak değil. Her içeriğe iki alan ekle: sorumlu kişi (rol değil, isim) ve gözden geçirme tarihi. Kişi işten ayrıldığında ya da birim değiştirdiğinde içeriklerinin devri de çıkış listesinde yer alsın, çünkü aksi halde bayat içeriği yıllar sonra kullanıcı bulur (çalıştay sayısını artırmak bu sorunu çözmüyor).

Yayıncıyı eğitimle değil, ekranın kendisiyle destekle

Kurum içi yayıncıların çoğu için içerik girmek asıl işleri değil, ayda bir yaptıkları bir iş. Bu yüzden üç aylık eğitim programı yerine, girdi ekranının o anda ne beklediğini söylemesi işe yarıyor: başlık alanının yanında kaç karakterde kırpıldığı, görsel alanında beklenen ölçü, özet alanında iyi bir örnek. Yazılı kılavuz yine dursun ama kısa olsun ve şablonla birlikte gelsin; kimse ayda bir yaptığı iş için otuz sayfa okumaz.

Bir de şablon disiplini var. Duyuru, prosedür ve kılavuz farklı şeylerdir; hepsini boş bir zengin metin kutusuna yazdırırsan arama sonuçlarında hangisinin bağlayıcı olduğu ayırt edilemez hale gelir.

Ölçüm: görüntülenme sayısı yanıltır

İntranet trafiği isteğe bağlı değil. Bordro, izin formu, seyahat prosedürü; insanlar oraya mecbur oldukları için gider. Dolayısıyla yüksek görüntülenme başarı göstergesi sayılamaz, bazen tam tersidir: bir kullanıcının aynı prosedürü ayda dört kez araması, sayfanın popüler olduğunu değil, bulunacak yerde durmadığını gösterir.

Bakılmaya değer veriler daha dar bir kümede toplanıyor:

• Site içi arama sorguları ve sonuç dönmeyen arama oranı
• Arama sonucundan hiçbir bağlantıya tıklamadan yapılan çıkışlar
• Aynı kullanıcının kısa aralıklarla tekrarladığı sorgular
• Bir görevin baştan sona kaç sayfada tamamlandığı

Bunların çoğu için ayrı bir analitik ürün almana gerek yok; sonuçsuz arama kaydı zaten arama motorunun logunda duruyor, haftalık ilk elli sorguyu bir sorguyla çıkarıp intranet ana sayfasının kısayollarını ona göre günceller. En çok aranan on şey ana sayfada bir tıkla erişilebiliyorsa arama hacmi kendiliğinden düşer.

Bayat içeriği raporla, silmeyle uğraşma

Kurumsal intranetlerde asıl güven kaybı yanlış bilgiden değil, eski bilginin doğru gibi durmasından geliyor. 2019 tarihli bir seyahat politikası, üzerinde tarih görünmüyorsa hâlâ geçerli sanılır.

Gözden geçirme tarihi alanını koyduysan gerisi basit: tarihi geçen içerikleri listeleyen bir rapor ve sorumlusuna giden bir hatırlatma. Otomatik arşivlemeyi baştan açma, çünkü hâlâ geçerli olan ama kimsenin dokunmadığı doğru içerikleri de kaldırır. Aynı prosedürün üç departmanda üç kopyası varsa en iyi ihtimalle ikisi eskiyecek; tek nüsha tut, diğerlerinden bağlantı ver.