İntranet Tasarımında Fark Yaratan Dört Karar
İntranet projelerinde asıl kayıp geliştirme sırasında değil, yayına alındıktan sonraki ilk iki haftada oluyor. 2019 trend listelerinde öne çıkan dört başlık da tam bunu anlatıyordu: lansman, ana işi destekleme, arama ve araç entegrasyonu. Hangisi gerçekten fark yaratıyor, hangisi uygulamada beklenenin üstüne patlıyor, sırayla bakalım.
Lansmanı proje planının içine yaz
Yıllarca "iyi bir intranet kurarsan zaten kullanılır" varsayımıyla çalışıldı. Çalışanların çoğu daha önce en az bir terk edilmiş şirket portalı gördü, yenisine temkinli yaklaşması normal. Lansmanı yayın gününe bırakma, geliştirme takviminde ayrı bir kalem olsun.
İşe yarayanlar kısa: isim yarışması (aidiyet için değil, duyuru için), lansman haftası boyunca yemekhane ya da giriş katında duran bir destek masası, ilk girişte üç adımı geçmeyen tanıtım turu. Bir de yöneticilerin kendi ekiplerine attığı iki satırlık mesaj var ki diğer üçünün toplamından daha çok giriş getiriyor. Kurumsal duyuru e-postası ise açılma oranıyla övünülüp geçilen bir kalem.
Şunu bilerek yap: lansman kampanyası ilk hafta trafiğini şişirir ve rapora giren "başarı" sayısı çoğu zaman o haftanın sayısıdır. Üçüncü ayın rakamını görmeden hiçbir şey iddia etme.
Ana işi desteklemeyen intranet duyuru panosuna dönüşür
İzin talebi, bordro, telefon rehberi. Bunlar idari işler ve bir intraneti ayakta tutmuyorlar; ayda bir açılan bir sayfa kimsenin alışkanlığına girmez. Kullanım, sistem çalışanın günlük işine dokunduğu anda kalıcı hale geliyor: vardiya değişikliği, üretim hattındaki duruş, sahadaki ekibe giden güncel fiyat listesi.
Rol bazlı içerik bu yüzden işe yarıyor, ama tek şartla. Rol bilgisi İK sisteminden düzenli akmıyorsa kişiselleştirme ters teper: altı ay önceki departmanına göre içerik gören çalışan sadece o bloğa değil, ana sayfanın tamamına güvenmeyi bırakır. Kişiselleştirmeyi kurmadan önce veri kaynağının ne sıklıkla tazelendiğini kontrol et. Günlük senkron yoksa herkese aynı sayfayı göstermek daha dürüst bir tercih.
Aramanın asıl maliyeti yetki denetiminde
Federatif arama özellik listesinde tek satır görünür, uygulamada mimari bir karardır. Dosya sunucusu, wiki, İK sistemi ve destek biletleri tek kutudan aranacaksa her sonuç için "bu kullanıcı bunu görebilir mi" sorusunu cevaplaman gerekir. İki yolu var ve ikisinin bedeli farklı yere düşer.
Yetkiyi indeksin içine gömersen sorgu hızlı çalışır, karşılığında biri departman değiştirdiğinde ya da bir klasörün izni güncellendiğinde indeksin ilgili kısmını yeniden kurman gerekir. Sorgu anında kontrol edersen yetki her zaman güncel olur ama ilk 10 sonucu çekip filtrelemek yetmez: kullanıcının erişemediği belgeler elenince ekranda 2 sonuç kalabilir, o yüzden 10 sonuç göstermek için çok daha fazlasını çekip elemek zorundasın. Bu maliyet sayfalamada her sayfa için tekrarlanır.
Yetkiyi indekse gömmeyi, sorgu anındaki kontrolden daha kırılgan bulurum; ilkinde hata sessizdir, kimsenin görmemesi gereken bir belgenin başlığı sonuç listesinde durur ve kimse fark etmez. İkincisinde hata yavaşlık olarak görünür, yavaşlık en azından ölçülebilir bir şey.
Aramanın geri kalanı daha ucuz: sonuçların yanında ilgili kişi, departman ve tarih göstermek, sonuçları kaynağa göre filtreletmek. Kişiselleştirilmiş öneri sıralaması ise ancak yeterli tıklama verisi biriktikten sonra anlamlı; ilk günden akıllı sıralama vaat eden kurulumlar genelde rastgele sıralama yapıyor.
Araçlar kullanıcının koyduğu yerde dursun
İntranet, günde onlarca kez açılan uygulamaların önündeki kapı olduğunda dijital ofisin merkezine oturuyor. Bunun için üç şey yeter:
- Kullanıcının kendi sabitlediği kısayollar. İletişim ekibinin herkes için seçtiği "öne çıkanlar" bloğu tahmine dayanır, sabitlenen kısayol gerçek kullanıma.
- Her sayfada aynı yerde duran araç çubuğu. Yeri sayfadan sayfaya değişiyorsa kullanıcı onu aramaya başlar, aramaya başladığı anda tarayıcı yer imlerine döner.
- Tek oturum açma. SSO yoksa kısayolların hiçbir değeri yok; her tıklama yeni bir parola ekranı demek ve o noktada intranet, bağlantı listesinden ibaret kalır.
Mobil erişimi ayrı bir proje gibi ele alma. Sahada çalışanı olan şirketlerde intranete giriş zaten telefondan yapılıyor, dolayısıyla dar ekran istisna değil varsayılan durum.
Ne ölçeceksin
Ziyaret sayısı intranet için neredeyse anlamsız bir metrik, çünkü ana sayfayı tarayıcı açılış sayfası yaparak istediğin kadarını üretebilirsin. Bunun yerine üç görev seç: izin talebi girmek, bir prosedür belgesini bulmak, bir çalışanın dahili numarasına ulaşmak. Bu üçünün tamamlanma süresini lansman öncesi ölç, üçüncü ayda tekrar ölç.
Aramada en ucuz sinyal sonuçsuz sorgu oranıdır. Hangi kelimeler boş dönüyor, listeye bak: çoğu zaman kurumun kendi içinde iki farklı isimle andığı belgelerdir ve çözümü indeksi büyütmek değil, eş anlamlı tanımı eklemektir. Bir gün sürer, arama şikayetlerinin gözle görülür kısmını kapatır.