2023'ün En İyi Intranetleri: Sayılar Ne Anlatıyor?
NN/g'nin 2023 kazananlar listesinde on kurum var: AbbVie, CDPQ, Humana, Infosys, iRobot, Lifespan Health System, MetLife, OCBC Bank, ServiceNow ve Żabka Polska. Listenin ilginç kısmı ekran görüntüleri değil, projelerin büyüklüğü. Ortalama ekip 21 kişi, ortalama süre 25 ay.
Yirmi bir kişi, yirmi beş ay
İki sayıyı çarpınca kabaca 525 kişi-ay, yani 43 kişi-yılı çıkıyor. Çekirdek ekibin tamamı tam zamanlı değil, o yüzden gerçek rakam bunun altında; ama büyüklük sırası doğru. Kurum içine bakan bir portal, birçok şirkette müşteriye bakan üründen daha pahalı bir yatırıma dönüşmüş durumda.
Peki bu emek nereye gidiyor? Kazanan projelerin anlatımlarında tekrar eden kalem arayüz değil, entegrasyon: İK sistemi, dizin servisi, tek oturum açma, doküman deposu, arama. Bunların hiçbiri tasarım dosyasında görünmez, hepsi takvimde görünür.
Rakamlar birbirini tutmuyor
Aynı derlemede iki cümle yan yana duruyor. Biri, 2004-2013 arasında ortalama proje süresinin 35 ay olduğunu, son on yılda 18 aya indiğini söylüyor. Diğeri, 2023 kazananlarının ortalamasının 25 ay olduğunu. Buradan "çevik yöntemler süreyi kısalttı" sonucu çıkmıyor; 18'den 25'e çıkmış bir ortalama var.
Açıklama büyük ihtimalle kapsamda. Ekip 21 kişiye çıktıysa ve iş entegrasyonsa proje kısalmaz, büyür. Süreyi belirleyen şey metodoloji değil, dokunulan sistem sayısı. Bir intranet redizaynını üç ayda bitirmek isteyen ekibin önce kaç sisteme bağlanacağını sayması, sonra takvim vermesi gerekir.
Kullanıcı testi ne zaman yapıldı?
Kazananların ortak özelliği olarak menü yapısının kullanıcı testiyle şekillendirilmesi gösteriliyor. Asıl soru testin ne zaman yapıldığı: bilgi mimarisi kararı verilmeden önce mi, verildikten sonra doğrulama olarak mı? İkincisi yaygın ve çoğunlukla boşa gider, çünkü o aşamada menüyü değiştirmenin bedeli yüzlerce sayfanın yeniden etiketlenmesi demektir.
Menü derinliğini tartışmadan önce ölçün. Sunucu kayıtlarında üçüncü seviyeden sonra açılan sayfaların oranına ve arama kutusuna girilen ilk on sorguya bakın. Çalışan aradığını menüde bulamayınca aramaya yazar, o sorgu listesi iki haftalık kart sıralama çalışmasının vereceği bilgiyi bir öğleden sonrada verir.
Peki çok dillilik gerçekten bir özellik mi?
Kazananların yarısı ABD dışından geliyor: Kanada, Hindistan, Polonya, Singapur. Çoklu dil desteği bu projelerde parlak bir özellik olarak değil, kalıcı bir kısıt olarak duruyor. İçerik tek merkezden üretiliyorsa çeviri her zaman geriden gelir. Çalışan kendi dilindeki sayfanın eski olduğunu bir süre sonra fark eder, sonra da doğrudan İngilizcesini okumaya başlar.
Çeviri hızını artırmaya çalışmak yerine sayfanın güncellenme tarihini ve kaynak dildeki sürüme bağlantıyı görünür yapın. Daha ucuz, daha dürüst ve okuyucunun zaten yaptığı şeyi resmileştiriyor.
Mobilden giren kim?
Masaüstü ve mobilde sorunsuz çalışmak artık bir başarı ölçütü sayılmıyor, varsayılan. Sorulmayan soru şu: intranete telefondan kim giriyor? Masa başında çalışmayan personel için giriş noktası neredeyse her zaman bordro, izin ve vardiya bilgisi oluyor. Bu işlevler ana ekranda değilse mobil kullanım düşük kalır, sonra da "çalışanlar mobili tercih etmiyor" diye raporlanır. Ölçüm doğrudur, yorum yanlıştır.
Listeden çıkan asıl ders
Kazanan intranetleri diğerlerinden ayıran şey yeni bir tasarım dili değil, hangi işin nerede yapılacağına dair verilmiş net bir karar. Aynı belgenin hem portalda hem e-postada dolaştığı, izin talebinin hem formda hem İK yazılımında durduğu bir kurumda arayüzü yenilemek işe yaramıyor. Önce çift yer kaplayan akışları teke indirin, arayüz ondan sonra tartışılır.