Kurumsal Intranet Tasarımında Keşif Araştırması ve Bilgi Mimarisi
Intranet projelerinde araştırmanın halka açık bir siteye göre en büyük avantajı şu: kullanıcı kitlesi sonlu ve adı belli. Kaç kişi olduklarını, hangi departmanda çalıştıklarını, hangi cihazdan bağlandıklarını biliyorsunuz. Buna rağmen bu projelerin çoğu tahminle ilerler, çünkü eldeki bu veriye kimse bakmaz.
Kapalı kitle, eksiksiz kayıt
Halka açık bir sitede ziyaretçinin kim olduğunu bilmezsiniz; örneklem kurar, anonim davranışı yorumlarsınız. Intranette bu belirsizlik yok. Her oturum kimliği doğrulanmış bir çalışana ait; her tıklama bir departmana, bir role, bir lokasyona bağlanabiliyor.
Bunu üçüncü parti bir analitik aracına bağlamam. Uygulama kullanıcının kim olduğunu zaten biliyor, erişim kayıtlarını personel tablosuyla birleştiren tek bir sorgu hangi sayfaya hangi birimin girdiğini gösterir. Depo ekibinin altı ayda bir kez bile açmadığı bir İK duyuru sayfası, o içeriğin yanlış yerde durduğunu anketten önce söyler.
Sınırı da net: kayıt ne yapıldığını söyler, neden yapıldığını söylemez. Aynı formun üç kez açılıp kapatılması formun karışık olduğu anlamına da gelir, arka planda telefonla teyit beklendiği anlamına da. Sayı soruyu daraltır, cevabı vermez.
Önce sahaya gidin, anket sonra
Anket yalnızca sormayı bildiğiniz şeyi ölçer. Bu yüzden sıra ters kurulmalı: birkaç çalışanın yanına oturup işini nasıl yaptığını izlemek, hazırladığınız anketteki şıkların yarısının konuyla ilgisiz olduğunu gösterir.
Gözlemde aranan şey memnuniyet değil, çalışanın kendi kurduğu çevre yolu. Masaüstüne yapıştırılmış kısayol. Ortak sürücüde tutulan, kopyalana kopyalana eskimiş telefon listesi. İzin prosedürünün intranetten değil ekip grubundan sorulması. Bunların her biri intranetin kapatamadığı bir ihtiyacı işaret eder ve hiçbiri anket formunda kendiliğinden ortaya çıkmaz.
Ofis dışında çalışanlar için ayrı bir tur şart. Depoda, şantiyede, vardiyada çalışan biri sisteme telefondan ve çoğu zaman ayakta giriyor; onun ihtiyaç duyduğu üç ekranla masa başındaki bir uzmanın ihtiyaç duyduğu yirmi ekran aynı menüde eşit ağırlıkta duramaz.
Kart gruplama yapıyı üretir, ağaç testi doğrular
Bu iki yöntem sürekli birbirinin yerine kullanılıyor, oysa farklı sorulara cevap veriyorlar. Kart gruplamada katılımcı içerikleri kendi mantığıyla öbeklere ayırır, çıktı bir öneridir. Ağaç testinde katılımcıya hazır menü yapısı verilir ve yıllık izin talebini nereden yapacağı gibi somut görevler istenir, çıktı bir başarı oranıdır.
Kart gruplamanın pratikte tıkandığı yer ölçek. Sonuç bir benzerlik matrisi olarak okunur ve bakılacak çift sayısı n(n-1)/2 ile büyür: 40 kartlık bir sette 780 çift eder, 60 karta çıkarsanız 1770. Bu tabloyu gözle okuyup kategori çıkarmaya çalışmak zaman kaybı, kümeleme çıktısına bakmak gerekir. Kart sayısını 30 dolayında tutmak (435 çift) hem analizi hem katılımcının sabrını kurtarır. Bütün içeriği masaya yaymak yerine temsil gücü yüksek bir örnek seçin.
Mevcut bir intraneti yeniden düzenliyorsanız ağaç testiyle başlayın. Hangi dalın çalışmadığını doğrudan sayıyla söyler ve birkaç yüz kişiye uzaktan uygulanabilir. Sıfırdan yapı kuruluyorsa açık kart gruplama daha uygun, ama çıkan yapıyı ağaç testinden geçirmeden tasarıma sokmayın.
İçerik sahipliği eğitimle değil takvimle çözülür
Her departmanın kendi içeriğini güncellemesi doğru hedef, fakat bunu eğitim oturumlarıyla kalıcı hale getiremezsiniz. Eğitimin etkisi birkaç hafta sürer, sonra herkes kendi işine döner ve sayfalar eskimeye başlar.
İşleyen kurulum şu: her sayfanın bir sahibi ve görünür bir son güncelleme tarihi olur, belirlenen süreyi aşan sayfaların listesi sahibine otomatik gider, sahibi ya günceller ya arşivler. Yanıt vermeyen sayfa yayından kalkar. Sert görünüyor ama alternatifi, çalışanın iki yıllık bir prosedürü okuyup yanlış işlem yapması.
Yöntemleri hangi sırayla kullanmalı
- Erişim kayıtlarını okuyun: hangi içerik kullanılıyor, hangisi ölü.
- Farklı çalışma biçimlerinden birkaç kişiyi yerinde izleyin.
- Gözlemde çıkan hipotezleri ankete dönüştürüp geniş kitleye sorun.
- Bilgi mimarisini kart gruplama ya da ağaç testiyle sınayın.
- Lansmandan önce dar bir grupla, gerçek işler üzerinden deneyin.
Bu sıra bozulduğunda maliyet hep aynı yere biner: geliştirme bittikten sonra yapılan araştırma, artık değiştirilemeyecek kararları belgelemekten öteye gitmez.