İntranet İçerik Yenileme: Taşımak Güncellemek Değildir

İntranet yenileme projeleri tasarımla başlar, içerikte tıkanır. Mevcut sayfaları olduğu gibi yeni sisteme kopyalamak (lift & shift) işi hızlandırır gibi görünür; gerçekte eski karmaşayı daha temiz bir arayüzün içine taşır. Peki hangi sayfanın taşınmaya değdiğine neye bakarak karar verilir, ve geçiş sırasında sayfaların "son güncelleme" bilgisine ne olur?

Taşımak neden güncelleme sayılmaz

Eski intranette çalışanın bulamadığı sayfa, yeni intranette de bulunamaz. Arama daha hızlı çalışır, menü daha derli toplu görünür, ama üç ayrı yerde duran üç farklı izin prosedürü hâlâ üç ayrı yerdedir. Taşıma bir içerik kararı değil, o kararın ertelenmesidir.

Bedelin bir kısmı da daha sessiz bir yerde çıkıyor: zaman damgalarında. Toplu geçiş betikleri kayıtları yeniden yazar, çoğu sistemde güncelleme tarihi alanı o anda "şimdi" olur. Lansman sabahı bütün arşiv aynı tarihle açılır. İçinde dört yıl önce yazılmış bir prosedür de vardır, dünkü duyuru da, ikisi de aynı derecede taze görünür. Geçiş betiğinde bu alana dokunmam; kaynaktaki tarihi aynen taşırım, çünkü bir kez üzerine yazıldıktan sonra yedeği açmak dışında geri getirme yolu kalmıyor.

Envanteri trafikle daraltın, alfabeyle değil

Dört bin sayfalık bir intranette her sayfayı tek tek okumayı planlayan ekip üçüncü haftada planı bırakır. Analitik bu yükün büyük kısmını alır: son on iki ayda hiç görüntülenmemiş sayfaların listesi, elle çıkarılacak envanterin en pahalı bölümünü hazır verir.

Sıfır görüntüleme tek başına "gereksiz" demiyor ama. Yılda bir kez, zam döneminde okunan ücret politikası sayfası ile varlığı kimsenin bilinmediği için okunmayan sayfa aynı veriyi üretir. Ayırt etmek için arama kayıtlarına bakın: çalışan o bilgiyi arayıp bulamıyor mu, yoksa hiç aramıyor mu? Sonuçsuz arama sorguları görüntüleme sayısından daha çok şey anlatır, niyeti gösterdiği için.

Son güncelleme tarihi kötü bir ölüm sinyali

Yaygın öneri şöyle kurulur: bir sayfa belli bir süre güncellenmediyse sahibine uyarı gider, cevap gelmezse otomatik arşivlenir. Düzenli görünüyor, pratikte en sağlam sayfaları cezalandırıyor. Doğum izni prosedürü üç yıldır değişmediyse sayfa bayatlamış değildir, mevzuat değişmemiştir. Bu arada her çeyrekte bir kelimesi oynanan proje sayfası sistemin gözünde sürekli taze kalır.

Tarih bir sinyaldir, karar değil. Arşivleme kararını verirken sorulması gerekenler:

• Sayfanın adını söyleyebileceğiniz bir sahibi var mı? Ekip değil, kişi.
• Son on iki ayda kaç kişi açmış?
• Aynı bilgi başka bir sayfada daha duruyor mu?
• Yanlış olsaydı biri fark eder miydi?

Son soru diğer üçünü çoğu zaman gereksiz kılıyor. Yanlışlığı kimsenin fark etmeyeceği sayfa, kimsenin iş akışına girmiyor demektir.

Sahipsiz sayfa, ölü sayfadır

İçerik yönetişimi pratikte tek bir alana iniyor: her sayfanın karşısında bir isim var mı? Sahip kutusuna "İnsan Kaynakları" yazmak sahiplik kurmaz, sorumluluğu dağıtır. Kimse kendisine özel olarak sorulmayan bir sayfayı güncellemez.

Kategori ve sahip alanlarını içerik oluşturulurken zorunlu tutmak bu yüzden en ucuz müdahale. Sonradan dört bin sayfaya sahip atamak bir projedir; yazarken istemek bir açılır menüdür. Aynı mantık gözden geçirme döngüsü için de geçerli: altı ayda bir "bu sayfa hâlâ doğru mu" sorusu, iki yılda bir yapılan kapsamlı envanter çalışmasından daha iyi sonuç veriyor.

Silmek yerine arşivleyin, bağlantıyı kırmadan

Arşiv silmekten iyidir, çünkü geri dönüşü var. Yalnız arşivlenen sayfanın adresi e-postalarda, yer imlerinde, eski duyuruların içinde yaşamaya devam ediyor. O adres 404 vermek yerine "bu sayfa arşivlendi, güncel karşılığı şurada" diyen bir kayıt bırakırsa geçiş kimseyi duvara çarpmadan tamamlanır. Aramada çıkmasın, ama adresinde bir şey dursun.

Sıralama: içerik kararı tasarımdan önce

Yenileme projelerinde en pahalı hata sıralamada yapılıyor. Menü ve bilgi mimarisi önce çizildiğinde içerik o iskelete göre kırpılır, oysa kaç sayfanın gerçekten taşınacağı bilgisi iskeletin kendisini belirler. Bin sayfadan dört yüzünü arşivlemeye karar verdiyseniz çizdiğiniz menü de başka bir menü olur. Envanteri tasarım sprintinden önce bitirin, taşınacak sayfa sayısı netleşmeden tek bir üst menü başlığı yazmayın.