Anlaşılmayan İntranet Menü Etiketleri İçin Üç Pratik Çözüm

Çalışan intranette aradığını bulamıyorsa sorun genelde arama motorunda değil, menü başlıklarında olur. "Kaynaklar", "Yaşam", "Nasıl Yapılır" gibi etiketlerin altında ne olduğunu kimse tahmin edemez. Etiketleri değiştirmek çoğu kurumda politik bir iştir ve aylar alır. Yetki beklerken uygulanabilecek üç müdahale var.

Teşhisi arama kutusu yapar

Hangi etiketin çalışmadığını toplantıda tartışmak yerine intranet arama loglarına bakın. Çalışan "izin formu" yazıp arıyorsa ve o form "Yaşam" başlığı altında duruyorsa etiket görevini yapmıyor demektir. En çok aranan elli sorguyu çıkarmak yarım günlük iş; çıkan liste hem hangi başlıkların ölü olduğunu hem de insanların gerçekte hangi kelimeyi kullandığını verir.

Bir kurumsal intranette bunu tam böyle çözdüm: üst menü etiketlerine dokunma yetkim yoktu, arama loglarındaki en sık yirmi terimi alıp alt menü başlıklarına yerleştirdim.

Alt başlıkları menüde görünür kılın

Geniş bir etiketin altında ne olduğunu göstermenin en ucuz yolu açılır menü. "Personel" başlığının üstüne gelen kullanıcı "bordro", "izin", "eğitim kayıtları" satırlarını görüyorsa üst etiketin belirsizliği önemini yitirir; cevabı tıklamadan önce almış olur.

Bunun bir sınırı var. Sekiz üst başlığın her birine on alt madde astığınızda menüde seksen bağlantı olur ve tarama yükü baştaki sorunla aynı yere döner. Alt seviyede o kategoriyi temsil eden üç dört maddeyi gösterin, tamamını değil; geri kalanı kategori sayfasında durur.

Uygulama tarafındaki maliyet de burada ortaya çıkar: derin menü ağacını her sayfada yeniden üretmek, yetki kontrolüyle birleşince şablonu yavaşlatır. Menü çıktısını önbelleğe alın, kullanıcı rolüne göre ayrı anahtarla.

Etiketi değiştiremiyorsanız yanına açıklama koyun

Kurum içi jargon, proje kod adları, kısaltmalar. Bunlar menüden çıkmıyorsa en azından yanlarına birkaç kelime ekleyin. "Pusula" başlığı hiçbir şey anlatmaz, "Pusula (yıllık hedef ve değerlendirme)" anlatır. Açılır menüde başlığın altına küçük puntolu tek satır yeter.

Bu çözüm marka diliyle çatışmadığı için onay almak kolaydır: etiketi silmiyorsunuz, açıklıyorsunuz.

Yoğun kategorileri açılış sayfasıyla bölün

"Belgeler" ya da "Organizasyon" gibi bölümlerde alt başlık göstermek bile yetmez, çünkü içerik tek bir mantıkla sıralanmaz. Böyle kategorilerde kategoriye ait bir açılış sayfası kurun: içeriği departmana, sürece ya da belge tipine göre gruplayın, her grubun altına iki satır açıklama ve doğrudan bağlantılar koyun.

Bedeli açık, herkes için bir tıklama daha. Kategori gerçekten karışıksa bu tıklama kendini ödüyor; on beş maddelik düz bir listede ise sadece yolu uzatıyor.

Hangisini seçmeli

Üçünü aynı anda uygulamaya çalışmayın. Etiket belirsiz ama altındaki içerik homojense açılır menü yeter. Etiket kurum içi bir isimse açıklama satırı en hızlı kazanç. Kategori hem büyük hem karışıksa açılış sayfası dışında bir çözüm kalmaz.

Üç müdahalenin hiçbiri kalıcı değil; hepsi kötü bir etiketin etrafından dolaşıyor. Arama loglarını altı ay saklayıp hangi başlık altında insanların ne aradığını biriktirirseniz, etiketi değiştirme yetkisini elinde tutan kişiye götürecek somut bir dosyanız olur. Tartışmayı sezgiden veriye taşıyan tek şey bu.