Kurumsal İntranet Tasarımında Yedi Hata, Üç Kök Neden

Kurumsal intranet yazılarında hep aynı liste dolaşır: arama kötü, içerik siloda, menü kayboluyor, yazı okunmuyor. Liste yanlış değil ama yanıltıcı, çünkü yedi ayrı tasarım hatası gibi görünen şeyin çoğu aynı birkaç kaynaktan besleniyor: arama altyapısının nasıl kurulduğu, bilgi mimarisini kimin sahiplendiği ve sayfanın çalışan için mi yoksa sunumda iyi görünsün diye mi yazıldığı. Hatayı tek tek düzeltmeye çalışırsan birkaç ay sonra aynı yerde olursun.

Arama kutusu var, arama yok

"Güçlü bir arama altyapısı kurun" tavsiyesi tek başına hiçbir şey söylemiyor. İntranet aramasının bozulduğu yer genelde sıralama algoritması değil, iki sıradan ayrıntı: dizine hiç girmemiş dosya türleri ve yetki filtresi.

Yetki filtresi kısmı sinsi olanı. Kullanıcı arar, yetkisi olmayan belgeler sonuç kümesinden sessizce düşer, ekranda "sonuç bulunamadı" kalır. Çalışan bundan "bu belge intranette yok" sonucunu çıkarır, kalkıp yan masaya sorar. Belge orada duruyordur. Aramanın gerçekten boş dönmesi ile yetki nedeniyle boşalması aynı ekranı üretiyorsa, kullanıcı sistemin yanlış bir modelini kurar ve bir daha aramaya güvenmez.

Ölçmesi zor değil: sıfır sonuç dönen sorguların logunu haftada bir aç, ilk yirmi satıra bak. Çalışanların hangi kelimeyi kullandığını, içeriği hangi kelimeyle etiketlediğini oradan öğrenirsin, anket yapmana gerek kalmaz.

Silo bir tasarım sorunu değil, sahiplik sorunu

Departman içeriğinin ayrı platformlarda birikmesi kötü niyetten ya da bilgisizlikten çıkmıyor. Bir ekip merkezi intranette kendine yer açmak istediğinde bunun kaç gün sürdüğüne bakın: talep formu, onay, şablon ataması derken iki hafta geçiyorsa o ekip haftaya kendi paylaşım alanını kurar ve kimse onu suçlayamaz.

Yani silo, yönetişim gecikmesinin arayüzdeki görüntüsü. Yeni bir bölüm açmanın süresi bir iş gününün altına inmeden, merkezileştirme kararı kağıt üstünde kalır.

Okunabilirlik zevk meselesi değil

Tipografi tartışmaları çabuk beğeni tartışmasına dönüyor, oysa bir kısmı ölçülebilir. Kontrast oranı bunlardan biri: WCAG gövde metni için 4.5:1 istiyor ve tarayıcının geliştirici araçları bunu saniyesinde söylüyor. Açık gri zemin üzerine biraz daha koyu gri metin koyan bir intranet, tasarımı beğenilse de beğenilmese de o eşiği geçmiyor.

Fontun ince ağırlığı, 13 piksel gövde metni, iki yana yaslanmış uzun satırlar. Bunlar genelde sayfanın çalışanın ekranında değil, tasarımcının 27 inçlik monitöründeki sunum görselinde iyi görünmesinden geliyor.

Duyuruyu reklama benzetmenin bedeli

Banner körlüğü yeni bir bulgu değil, kullanıcılar reklam biçimindeki kutuları içeriğine bakmadan atlıyor. İntranette işin tuhaf tarafı, ortada satılacak bir şey yok; buna rağmen duyuru kutusu "dikkat çeksin" diye parlak bir banner gibi tasarlanıyor ve tam o yüzden görülmüyor.

Duyuru, sayfanın olağan içerik akışında, olağan başlık hiyerarşisiyle dursun. Stok görsel ve animasyon eklemek etkiyi artırmıyor, kutuyu reklam kategorisine sokuyor.

Kaybolan menü ve boş portal sayfası

Ana menünün bazı alt sayfalarda görünmemesi bir tasarım tercihi değil, neredeyse her zaman o alt sitenin başka bir şablondan, çoğu zaman başka bir sistemden gelmesinin sonucu. Menüyü "her sayfaya ekleyelim" diye karar almak yetmiyor; menüyü tek bir yerden besleyen bir bileşen yoksa bir sonraki alt site yine dışarıda kalır.

Portal sayfaları da benzer bir yerden bozuluyor. Bağlantı listesinden ibaret bir ana sayfa, ziyaretçiyi yönlendirdiğini sanırken aslında kararı ona bırakıyor. Sayfaya bu haftanın duyurusunun ilk cümlesi, son güncellenen üç belgenin adı ve tarihi girdiğinde kullanıcı tıklamadan önce ne bulacağını biliyor.

Bakılacak üç sayı

• Sıfır sonuç dönen arama sorguları ve bunların haftalık oranı.
• Merkezi yapıda yeni bir bölümün yayına girme süresi.
• Ana sayfadan çıkan tıklamaların kaçının aramaya gittiği. Yüksekse ana sayfa işini yapmıyor demektir.

Üçü de mevcut log ve analitik verisinden çıkar, ek bir araç gerektirmez. İntranetin iyi görünüp görünmediğini tartışmak yerine bu üç sayının üç ay içinde ne yöne gittiğine bakmak, tasarım kararlarının işe yarayıp yaramadığını çok daha hızlı gösterir.