UX Atölyeleri İçin Üç Adım: Açıkla, Uygula, Değerlendir

Bir atölyenin verimli geçip geçmediği çoğu zaman içindeki egzersizin kalitesinden değil, egzersizin etrafına kurulan çerçeveden belli olur. Katılımcı ne yapacağını tam bilmeden başlıyorsa fikirler dağılır; çıktılar toplanmadan bitiyorsa atölye hoş bir sohbete dönüşür. Açıkla, Uygula, Değerlendir sırası bu çerçeveyi kurmanın en sade yolu. Asıl mesele hangi adımın var olduğu değil, her birine kaç dakika ayırdığınız.

Açıkla: belirsizliği kaldır, yönlendirme

Açıklama turunun işi katılımcıyı heveslendirmek değil, ortadaki belirsizliği kaldırmak. Kimin ne yapacağı, elde ne çıkması beklendiği ve sürenin ne olduğu netleşince grup ilk beş dakikayı birbirine bakarak geçirmiyor. Genellikle şu dördü yeterli:

• Egzersizin amacı ve çıktının biçimi: kaç fikir, hangi formatta, kağıt mı ekran mı.
• Roller: kim yazıyor, kim sunacak, gruplar nasıl bölünüyor.
• Konuya dair asgari arka plan, özellikle konuya sonradan dahil olanlar için.
• Soru turu, ama kısa. Uzayan soru turu çoğu zaman açıklamanın yetersiz kaldığının işareti.

Örnek göstermenin bedeli olduğunu akılda tutmakta fayda var. Tahtaya bir tane örnek çizim koyarsanız sonraki yarım saatte topladığınız şey o çizimin varyasyonları olur. Peki hiç örnek vermesek? O zaman da grubun bir kısmı formatı yanlış anlayıp işe yaramaz çıktı üretir. Aradaki denge genelde şu: çıktının biçimini gösterin, içeriğini göstermeyin. Boş bir şablon, doldurulmuş bir şablondan daha iyi iş görür.

Uygula: kolaylaştırıcı konuşmaz, saat tutar

Uygulama fazında kolaylaştırıcının iki gerçek görevi var: süreyi yönetmek ve gözlem notu tutmak. Müdahale etmek üçüncü sırada geliyor, çünkü gruba her girişiniz onların düşünme akışını sizin gündeminize çekiyor.

Süre uyarısını sadece bitişte vermek işe yaramıyor. Yarıda bir, bitime beş dakika kala bir daha söyleyin; ikinci uyarı sonrası grupların çoğu dağınık fikirleri toparlamaya geçiyor, o toparlama olmazsa değerlendirme turunda anlatılacak bir şey kalmıyor. Bir masa tıkandığında da cevabı vermek yerine soruyu değiştirin: "bu çözümü bugün canlıya alsanız ilk hangi ekran kırılırdı" gibi somut bir soru, "başka fikir var mı" sorusundan çok daha fazlasını açığa çıkarıyor.

Sessizlikten korkmayın. Grup çalışmasında üç dört saniyelik boşluklar düşünmenin sesidir; siz doldurursanız o cümleyi kuracak olan kişi susar.

Değerlendir: sunum, yansıtma, bağlantı

Değerlendirme turu üç parçadan oluşuyor ve sıra önemli. Önce gruplar ürettiklerini sunar. Sonra katılımcılar süreç hakkında konuşur: nerede takıldılar, hangi kısım beklediklerinden zor çıktı. En sonda da çıkanların projeyle bağı kurulur, yani bu fikirler bir sonraki sprint'e, araştırma planına ya da tasarım kararına nasıl giriyor.

Bu son parça en çok atlanan yer. Bağlantı kurulmadan biten atölyeden çıkan post-it fotoğrafları bir klasörde kalıyor ve altı ay sonra kimse ne demek istendiğini hatırlamıyor. Atölye bittiğinde elinizde en az bir tane "şunu şu tarihe kadar şu kişi deneyecek" cümlesi yoksa, o atölyenin çıktısı yok demektir.

Zaman planını bozan yer: sunum turu

Kaynak metinlerin çoğu üç adımı eşit ağırlıkta anlatır, oysa değerlendirme turu diğer ikisi gibi sabit süreli değil. Açıklama ve uygulama katılımcı sayısından bağımsızdır: on kişiye de yirmi kişiye de aynı brief'i sekiz dakikada anlatırsınız, egzersiz de herkes paralel çalıştığı için yirmi dakikaysa yirmi dakikadır. Sunum turu ise grup sayısıyla doğrusal büyür. Altı grup, grup başına üç dakika sunum ve iki dakika soru demek otuz dakika demek; yani uygulamanın kendisinden uzun.

Bunu bir kere on iki kişilik bir çalıştayda tam olarak böyle yedim: dört gruba ayırıp uygulamaya kırk dakika ayırmıştım, sunum turunu takvimde hiç saymadığım için son iki grup çalışmasını ayaküstü, kapıya doğru yürürken anlattı.

Çözüm sunumu kısaltmak değil, formatını değiştirmek. Grup sayısı dördü geçiyorsa sıralı sunum yerine galeri yürüyüşü kurun: çıktılar duvara asılır, herkes dolaşıp okur ve işaretler, sonra sadece en çok işaret alan iki üç çıktı sözlü anlatılır. Süre grup sayısıyla değil, sabit bir okuma bloğuyla ölçülür.

Kolaylaştırıcı için birkaç not

Kolaylaştırıcılığı ekip içinde rotasyona vermek yaygın bir öneri, ama getirdiği şey tarafsızlık değil. Şirket içinden biri kolaylaştırıyorsa hangi çözümün kimin fikri olduğunu bilir ve bu, sorduğu sorulara sızar. Rotasyon taraflılığı ortadan kaldırmıyor, sadece her seferinde farklı bir yöne kaydırıyor. Kararın gerçekten tartışmalı olduğu atölyelerde tarafsız bir kolaylaştırıcı bulmaya değer; geri kalanında rotasyon yeterince iyi çalışır.

Bir de şu: hangi bölümün planlanandan uzun sürdüğünü not edin. Üç atölye sonunda kendi ekibiniz için gerçek süreleri öğrenmiş olursunuz, ve bu sayılar internetteki hiçbir şablondan çıkmaz.