UX Atölyesi Ajandası: Hedeften Zaman Çizelgesine
Atölye ajandası, gün içinde nelerin konuşulacağının listesi değil, hangi çıktının hangi aktiviteyle üretileceğinin planı. Bu ayrım yapılmadan hazırlanan ajandalar keyifli geçen ama ertesi sabah kimsenin ne yapacağını bilmediği toplantılar üretiyor. Ajandayı üç soru kurar: ne üreteceğiz, bunun için neyi bilmemiz gerekiyor, o bilgiyi hangi aktivite verir.
Hedef, sorular, süreç
Ajandanın omurgası bu üç katman ve sırası şu şekilde işliyor. Hedef, atölyenin sonunda elinizde duracak somut çıktı. Sorular, o çıktıya ulaşmak için eksik olan bilgi. Süreç ise her sorunun karşısına yazılan grup aktivitesi.
Sıralamayı tersten kurmak en sık yapılan hata. Aktiviteden başlayan ajanda şöyle görünür: kırk dakika beyin fırtınası, yirmi dakika oylama, otuz dakika tartışma. Dolu bir gün gibi durur, ama hangi soruyu cevapladığı belli değildir. Çıktı da doğal olarak belirsiz çıkar.
Hedefi çıktı olarak yazın
“Onboarding akışını konuşacağız” bir hedef değil, bir konu başlığı. Hedefi genelde tek cümlelik bir çıktı tanımıyla yazarım: gün sonunda elimizde şu ekranların öncelik sırası olacak ve şu kişi bu sıraya onay vermiş olacak. Cümle bu kadar somut kurulunca ajandanın geri kalanı kendini büyük ölçüde yazdırıyor.
Hedefler kabaca dört türe ayrılıyor: uzlaşma, ortak anlayış, fikir üretimi, ekip bağı. Hangisini seçtiğiniz aktiviteyi doğrudan belirliyor. Uzlaşma arıyorsanız beyin fırtınası işi büyütür, masaya çözülmesi gereken daha fazla seçenek koyar. Fikir üretimi istiyorsanız da oylamayla başlamak elinizdeki daracık seçenek kümesini erkenden kilitler.
Sorular ajandanın başlıklarını kendiliğinden üretir
Hedefi yazdıktan sonra, ona ulaşmak için bilmeniz gerekenleri soru hâlinde listeleyin. Kullanıcılarımız kim, mevcut deneyimi hangi veri anlatıyor, başarıyı neyle ölçeceğiz, önümüzdeki en büyük engel ne, elimizde hangi araştırma zaten var.
Listeyi yazınca ikinci bir fayda ortaya çıkıyor: soruların bir kısmının atölyede sorulmasına gerek olmadığı görülüyor. Kaç kullanıcının akışı yarıda bıraktığını odaya sormanın anlamı yok, o sayı analitik panelinde duruyor ve on beş dakikada çıkarılıp atölyeden önce dağıtılabilir. Odaya yalnızca birlikte düşünmeyi gerektiren sorular kalmalı. Geri kalanını önceden cevaplamak, ajandadan bir saat kazandırır.
Aktiviteyi soruya göre seçin
Her sorunun karşısına onu cevaplayacak aktiviteyi yazın. Mevcut durumu anlamak için kısa veri sunumu ve soru turu yeterli. Yeni fikir için sessiz yazma, ardından paylaşım: herkes önce tek başına yazdığında üretilen fikir sayısı, doğrudan açık tartışmayla başlanan oturumlardan yüksek çıkıyor, çünkü ilk söylenen fikir odanın geri kalanını çapalıyor. Uzlaşma içinse oylama ve önceliklendirme.
Oylamada dikkat edilecek bir nokta var. Sekiz kişilik bir gruba üçer oy verirseniz toplam yirmi dört oy dağıtılır. Panoda kırk fikir varsa bu oyların çoğu ilk birkaç güçlü adaya toplanır ve geri kalan otuz küsur fikrin büyük bölümü sıfır ya da bir oyla kalır. İlk üçün altındaki sıralama artık bilgi taşımıyor, gürültü. Oylamadan önce benzer fikirleri gruplayıp adayları on iki civarına indirin; sıralama ancak o zaman anlamlı bir şey söyler.
Süreleri toplayın, tutmadığını göreceksiniz
Tipik bir yarım gün ajandası şöyle kuruluyor:
- Açılış ve hedefin paylaşılması (15 dk)
- Kritik sorular eşliğinde mevcut durum (30 dk)
- Fikir üretme oturumu (40 dk)
- Oylama ve önceliklendirme (20 dk)
- Çıktıların sunumu ve değerlendirme (15 dk)
- Kapanış ve sonraki adımlar (10 dk)
Toplamı yapın: 130 dakika. İki saati aşan bu planın içinde tek bir mola yok, üstelik aynı ajandayı öneren metinler bir yandan da “aralara mola koyun” diyor. Bir de aktivite geçişleri var: malzemenin dağıtılması, grupların yerleşmesi, bir öncekinin beş dakika sarkması. Geçiş başına beş dakika saydığınızda 130 dakikalık plan rahatça 160 dakikaya çıkıyor.
İki seçeneğiniz var, üçüncüsü yok. Ya takvime üç saat blok ayırıp molaları ajandaya kalem kalem yazarsınız, ya da bir aktiviteyi çıkarırsınız. Süreyi olduğu gibi bırakıp “hızlı ilerleriz” demek, pratikte son iki maddenin, yani çıktıların toparlandığı kısmın feda edilmesi anlamına geliyor.
Atölye bitince iş bitmiyor
Panodaki notlar kendi başına çıktı değil. Atölyeden sonraki bir gün içinde hepsini beş altı bulguya indirin, her bulgunun yanına sahibini ve tarihini yazın, katılımcılara geri gönderin. Bu adım atlanırsa atölye ekipte iyi bir gün anısı olarak kalır, yol haritasında karşılığı olmaz.
Bir de odaya kimi çağırdığınız meselesi var. Çıkan kararların uygulama maliyetini söyleyebilecek biri masada olmazsa, atölyeden “şu akışı sadeleştirelim” gibi bir karar çıkar ve iki hafta sonra tahmini iş yükü görülünce sessizce geri alınır. Bir geliştiricinin “bu değişiklik ödeme adımındaki üç entegrasyona dokunuyor” demesi, aynı kararı yarım günlük tartışmadan daha hızlı yerine oturtur.