UX Yol Haritası Atölyesi: Hazırlık, Ajanda ve Önceliklendirme

Yol haritası atölyesi, ekibin önümüzdeki dönemde neyi çözeceğine tek bir odada karar verme denemesidir. Tek kişinin hazırladığı harita çoğunlukla kimsenin sahiplenmediği bir slayta dönüşür; ortak hazırlanan harita en azından tartışılmış olur. Asıl zorluk toplantıyı kurmak değil, o toplantıya kadar olan hazırlığı gerçekten bitirmiş olmaktır.

Atölye sürecin neresine oturur

Yol haritası çalışmasını altı adıma bölmek işe yarıyor: hedefi tanımlamak, veri ve içgörüleri toplamak, temaları çıkarmak, temaları önceliklendirmek, haritayı görselleştirmek, düzenli aralıklarla güncellemek. Atölye bu adımların yalnızca üçüncü ve dördüncüsünü kapsar.

Bu sınır önemli. Atölyede veri toplanmaz, veri okunur. Destek kayıtlarını, önceki araştırma notlarını, yolculuk haritalarını odada açmaya kalkarsanız iki saatin yarısı okumayla geçer ve kimse karar veremez. Toplama işi tek kişinin, atölyeden önce, sessizce yaptığı iştir.

Atölyeden önce bitmesi gerekenler

1. Haritanın niye yapıldığı. Ekip içi görünürlük mü, kaynak planlaması mı, yönetime anlatılacak bir hikâye mi? Üçü farklı haritalar üretir.
2. Kapsam ve çekirdek ekip. Harita bir ürünü mü, bir alanı mı, bir uzmanlık hattını mı kapsıyor? Buna göre üç ile on iki kişi arası bir katılımcı listesi çıkar.
3. Ham veri seti. Önceki yol haritaları, araştırma bulguları, destek talepleri, varsa pazar verisi. Hepsi katılımcılara önceden gider.
4. Roller. Kim kolaylaştırıyor, kim not alıyor, kim süreyi tutuyor. Süre tutan kişi olmadan ajanda tutmaz.

Yarım günlük ajanda

İki ile dört saat arası bir oturum çoğu ekip için yeterli. Sıra şöyle işliyor: kısa bir beklenti turu (herkesten haritadan bir umut ve bir endişe), ardından toplanan verinin on beş dakikalık özeti, sonra katılımcıların tek tek kendi problem listesini çıkarması, küçük gruplarda bu listelerin karşılaştırılması, hepsinin duvarda birleştirilip tema başlıkları altında gruplanması, en sonda da önceliklendirme.

Bireysel yazma adımını atlamayın. Doğrudan grup tartışmasına geçilen atölyelerde tema listesi odadaki en yüksek sesli iki kişinin listesi olur, geri kalan yedi kişi başını sallar.

Önceliklendirme neden taşar

Ajandanın son kalemi kâğıt üzerinde masum görünür: her katılımcı her temayı dört ile sekiz kriter üzerinden puanlar, puanlar ortalanır, sıralama çıkar. Sayıya dökünce hikâye değişiyor. On tema ve altı kriterle kişi başına altmış puanlama düşer; sekiz kişilik bir odada bu dört yüz seksen ayrı karar eder. Kimse bunu on beş dakikada düşünerek yapamaz, hızlıca yapar, ve hızlıca verilen puan gürültüden ibarettir.

Pratik çıkış yolu kriter sayısını üçe indirmek ya da temaları önce kabaca üç kovaya ayırıp yalnızca ortadaki kovayı puanlamak. Önceliklendirmeyi kendi başına ikinci bir oturuma taşımak da işe yarar.

İkinci sorun ortalamanın kendisinde. Bir temanın ortalama puanı 3 çıktığında bu, herkesin 3 vermesi de olabilir, yarısının 1 diğer yarısının 5 vermesi de. İkincisi ekibin o tema hakkında hiç anlaşamadığı anlamına gelir ve atölyenin bütün değeri tam olarak bu anlaşmazlığı görünür kılmaktır; ortalama onu siler. Ben puanlamayı düz bir tabloda tutmayı tercih ediyorum: satırlar temalar, sütunlar katılımcılar, en sağda ortalama değil puan aralığı. Aralığı geniş olan tema tartışılacak temadır, sıralamadaki yeri sonra gelir.

İki oturuma bölmek

Ekip bu çalışmayı ilk kez yapıyorsa ya da katılımcı sayısı sekizi geçiyorsa tek oturum yetmiyor. Birinci atölyede hedef konuşulur ve veri birlikte okunur, ikincisinde temalar çıkarılıp önceliklendirilir. Arada geçen birkaç gün katılımcıların veriyi sindirmesine yarıyor, ki bu tek günlük formatta hiç olmayan bir şey.

Atölyeden sonra

Duvardaki yapışkan notlar yol haritası değildir. Çıktıyı iki gün içinde paylaşılabilir bir forma aktarmak gerekiyor; Miro'da kalması da olur, sunuma dönüşmesi de, ama üzerinde temanın adı, kime hizmet ettiği ve hangi iş hedefine bağlandığı yazmalı. Yanına açık kalan soruları ve kimin ne yapacağını eklemek, üç hafta sonra "biz orada neye karar vermiştik" tartışmasını baştan keser.

Bir de güncelleme takvimi: harita canlı bir doküman olarak anılıyor ama takvime bağlanmayan doküman canlı olmuyor. Çeyrekte bir, yarım saatlik bir gözden geçirme toplantısı çoğu ekip için yeterli.