Araştırma Deposu Kurmak: Neyi Baştan, Neyi Sonra Kararlaştırmalı

Araştırma deposu kurmanın zor kısmı ilk kurulum değil, altıncı aydan sonra hâlâ kullanılıyor olması. Çoğu depo teknik bir nedenle değil, kimse güncellemediği ve arayan aradığını bulamadığı için ölüyor. Belirleyici olan iki şey var: aramanın gerçekten çalışması ve yapıyı sonradan değiştirmenin ucuz kalması.

Depolar nasıl sessizleşir

Kayıt girişi araştırmacıya ek iş gibi geldiği anda katkı durur. Bir çalışmayı bitirip raporu paylaşmak on dakika sürüyorsa, aynı raporu depoya uygun formata sokmak yarım saat sürmemeli. Sürerse ikincisi yapılmaz.

İkinci kırılma noktası sahiplik. Bakımı herkesin işi olan depo kimsenin işi olur. Bir isim yazın, birim değil.

Sade başlamakla taksonomiyi baştan kurmak çelişir

Depo rehberlerinin çoğu iki tavsiyeyi yan yana verir: küçük başla ve geri bildirimle büyüt, ama etiket yapısını en baştan doğru kur çünkü sonradan değiştirmek çok zor. Bu ikisi aynı anda tutulamaz. Küçük başlayan ekip taksonomisini ilk otuz çalışmanın diline göre kurar, sonra o dil değişir.

Çıkış yolu mükemmel yapıyı baştan tasarlamak değil, değiştirme maliyetini düşük tutmak. Geriye dönük etiketleme maliyeti kayıt sayısıyla doğru orantılı büyür: 40 çalışmada bir öğleden sonra, 400 çalışmada hiç yapılmayan bir iş. Yani taksonomiyi dondurmanız gereken an, deponun büyüdüğü andır, kurulduğu an değil. İlk yılda rahatça iki üç kez değiştirin.

Bunun pratik karşılığı düz etiket yapısıdır. Etiket toplu olarak yeniden adlandırılabilir, klasör ağacı adlandırılamaz. Depoyu klasör ağacına bağlamam; bir dosyayı taşıdığınızda aylar önce bir sohbet kanalında paylaşılmış bağlantı kırılır, bağlantısı kırılan insan da depoya bir daha dönmez.

Üç eksen çoğu ekibe yetiyor:

• Çalışma türü: kullanılabilirlik testi, görüşme, anket, log analizi
• Ürün alanı: ödeme, arama, kayıt akışı
• Tarih

Dördüncüyü eklemeden önce, mevcut üçüyle bulunamayan gerçek bir arama örneği gösterin.

Aracı seçmeden önce aramayı sınayın

Aday araca gerçek bir çalışma raporu yükleyin, sonra o çalışmaya hiç girmemiş birinden raporun dördüncü sayfasına gömülü bir bulguyu aratmasını isteyin. Arama yalnızca başlıklara ve etiketlere ulaşıyorsa, insanlar aradığını bulmak için taksonomiye mecbur kalır ve bir üstteki bütün sorun geri gelir.

SharePoint ve Confluence gibi genel amaçlı araçların takıldığı yer genellikle burasıdır: sayfa metnini indeksler, eklenen PDF'in içini kısmen tarar, video kaydının içini hiç taramaz. Görüşme kayıtlarını video olarak saklayacaksanız transkripti ayrı bir metin alanına almadan arama diye bir şeyiniz olmaz.

İkinci kontrol izinler. Erişim kuralları klasör bazında farklıysa arama sonuçları kişiye göre sessizce filtrelenir; kayıt oradadır, arayan kişi yok sanır. Üçüncüsü çıkış: tüm içeriği ekleriyle birlikte dışa aktaramıyorsanız, iki yıl sonra taşımak taşımak olmaz, yeniden yazmak olur.

Bakımı takvime bağlayın

Ayda bir saat yeter. En eski on kaydı açın, hâlâ geçerli olanları işaretleyin, geçersizleşenlere neden geçersizleştiğini yazıp bırakın. Silmeyin. Bir bulgunun neden artık doğru olmadığı, bulgunun kendisi kadar değerli ve yeni gelen ekip üyesinin aynı soruyu üçüncü kez sormasını engelleyen tek şey odur.

Aramayı sürecin içine koyun

Depo tanıtımla değil, zorunlulukla alışkanlığa dönüşür. Yeni araştırma brifinin ilk maddesi depoda arama olsun ve sonucu brifin içine yazılsın: benzer çalışma bulunduysa bağlantısı, bulunmadıysa hangi terimlerle arandığı. İkincisi aramanın nerede tökezlediğini de gösterir, ayrıca ücretsizdir.

Toplantıda bir karar tartışılırken deponun bağlantısını paylaşmak, aynı deponun varlığını duyuran üç bültenden daha çok iş görür.