Bulut Depolamada Zihinsel Model: Dosya Sandığınız Şey Bir İzin Kaydı

Masaüstünde dosya bir yerde durur, kopyalarsan iki dosya olur, silersen gider. Bulut depolamada bu üç cümlenin üçü de yanlış: dosya tek bir kayıttır, paylaşmak o kayda erişim hakkı vermektir, silmek o hakkı herkesten aynı anda geri almaktır. Kullanıcıların yaşadığı kafa karışıklığının çoğu arayüzün kötülüğünden değil, bu iki modelin birbirine benzetilmesinden çıkıyor.

Klasör bir yer değil, bir alan

Google Drive ya da OneDrive açıldığında görünen klasör ağacı, masaüstündekine benzesin diye konulmuş bir görüntüleme katmanı. Dosyanın gerçek kimliği kendi kaydı; klasör ise o kaydın üzerindeki bir alandan ibaret. Dosyayı bir klasörden diğerine sürüklediğinde hiçbir bayt kopyalanmaz, sadece o alan değişir.

Erişim hakları da ayrı bir yerde tutulur. Bir dosyaya iki yoldan erişim gelir: içinde bulunduğu klasörden miras kalan haklar ve doğrudan o dosyaya verilmiş haklar. Bu ikisi birbirinden bağımsız çalışır, ve kullanıcıların çuvalladığı yer tam olarak burası.

Bağlantıyı gönderdiğinde ne gidiyor

E-posta ekiyle dosya gönderdiğinde karşı tarafa gerçekten bir kopya gider; o andan sonra iki ayrı dosya vardır, biri sende biri onda. Bulut bağlantısı gönderdiğinde giden şey dosya değil, adres artı izin satırıdır. Dosya tek, ona bakan göz iki.

Bunun en şaşırtıcı sonucu kotada görülür. Biri seninle bir dosya paylaştığında o dosya senin listende görünür ama senin alanından yemez, sahibinin alanından yer. Sahibi dosyayı çöpe atıp çöpü boşalttığında dosya senin listenden de kaybolur, çünkü sende zaten dosya değil, ona açılmış bir kapı vardı. Önemli bir belgeyi gerçekten elinde tutmak istiyorsan kopyasını çıkarman gerekir; paylaşılan bağlantıyı yer imine eklemek yedek değildir.

Taşımak izni geri almaz

Bir dosyayı paylaşılan klasörden çıkarıp kendi özel klasörüne aldığında klasörden gelen miras kesilir. Ama daha önce o dosyaya doğrudan verilmiş haklar yerinde kalır. Kullanıcı dosyayı görünür bir yerden çektiği için işi bitirdiğini sanır, oysa listede adı geçen herkes bağlantıyı açmaya devam eder.

Aynı mekanizma ters yönde daha tehlikeli çalışır: özel bir dosyayı ekiple paylaşılan bir klasöre sürüklemek, hiçbir uyarı çıkmadan o dosyayı ekibin tamamına açar. Yıl sonu bordro tablosunun yanlışlıkla ortak klasöre düşmesi böyle olur.

Pratik sonuç şu: izin yönetimini klasör düzeyinde tut, tek tek dosya paylaşımını istisna yap. Elli dosyayı yirmi kişiyle ayrı ayrı paylaşırsan ortada denetlemen gereken bin izin kaydı olur; aynı erişimi klasör üstünden verirsen yirmi kayda iner. Denetlenebilir sayı ikincisidir, ve zaten kimse bin satırı gözden geçirmez.

Sahiplik kişideyse dosya da o kişinindir

Kişisel hesapta oluşturulan her dosyanın sahibi o hesaptır. Kişi şirketten ayrılıp hesap kapatıldığında, o hesabın sahibi olduğu dosyalar da gider; ekibin elinde kalan tek şey artık açılmayan bağlantılardır. Bir ekipte biri ayrıldıktan sonra proje tablolarının yarısının aynı hafta içinde erişilemez hale geldiğini gördüm, sebebi buydu.

Çözüm izin temizliği değil, sahipliği kurumsallaştırmak: Google tarafında Ortak Sürücü, Microsoft tarafında SharePoint kitaplığı. Bu alanlarda dosyanın sahibi kişi değil kuruluştur, kişi ayrıldığında dosyalar yerinde kalır. Ekip halinde çalışılan hiçbir şeyin kişisel sürücüde durmaması gerekir.

Alan doldukça biriktirme artar

Ücretsiz planların dar alanı kullanıcıyı temizliğe itiyor diye düşünülür. Gözlenen davranış tersi: kullanıcı silmeye korktuğu için biten projenin dosyalarını olduğu gibi bulutta bırakır, yeni işleri de aynı yere yığar. Bitmiş bir projeyi bulutta tutmak alandan tasarruf değildir.

Asıl maliyet de megabaytta değil. Yığının içinde, kimin erişebildiğini kimsenin bilmediği ölü dosyalar birikir; bunlar yıllar sonra yanlış bağlantı paylaşıldığında ortaya çıkar. Biten projeyi arşive taşırken ilk iş dosya listesini değil paylaşım listesini boşaltmak olmalı.

Arayüz ne gösteriyorsa o biliniyor

Kullanıcıların izin konusundaki bilgisizliği çoğunlukla kendi ilgisizlikleri değil, arayüzün sessizliği. Paylaşım durumu dosya listesinde küçük bir ikonla anlatılıyor, taşıma işleminin izinlere ne yaptığı hiç anlatılmıyor, bağlantıyla paylaşım ise çoğu üründe en az tıklamayla ulaşılan seçenek olarak duruyor. En kolay yol en geniş erişimi veriyorsa, insanlar en geniş erişimi verir.

Bu tarafta tasarımcıya düşen üç şey var ve üçü de görünürlükle ilgili: taşıma sırasında iznin nereye gittiğini söyleyen bir uyarı, dosya listesinde kaç kişinin eriştiğini gösteren bir sayı, bir de süresi dolan paylaşım. Sonuncusu özellikle işe yarar, çünkü kimse kendi verdiği izni geri almayı hatırlamaz.