İntranet Portalında Dizin Derinliği, Arama ve İçerik Sahipliği
Kurumsal intranet projeleri çoğunlukla tasarım sorunu olarak başlar, altı ay sonra bilgi mimarisi sorununa dönüşür. Çalışan aradığı prosedürü bulamıyorsa ana sayfanın ne kadar düzenli göründüğü fark etmez. Portalın başarısını belirleyen üç şey var: gezinme yapısının derinliği, aramanın neyi kapsadığı ve içeriği kimin güncellemekle yükümlü olduğu.
Gezinme değil, arama kazanır
İntranette kullanıcı davranışı halka açık sitelerden ayrılır. Ziyaretçi keşfe çıkmaz; aklında zaten bir belge adı vardır ve onu en kısa yoldan ister. İzin belgesi, harcama formu, yıllık izin prosedürü. Dolayısıyla portalın merkezi menü değil, arama kutusudur.
Ana sayfayı varsayılan tarayıcı açılışı yapmak eski bir tavsiye ve tek başına bir şey çözmez. Çalışan o sayfayı her sabah kapatır. Ana sayfanın işlevi, sık aranan on beş belgeye kısayol vermek ve duyuruları göstermekle sınırlı kalmalı; geri kalan her şey aramanın işi.
Dizin derinliği bir takastır
Dizinsel hiyerarşi hâlâ gerekli, çünkü adını bilmediğiniz belgeye ancak göz gezdirerek ulaşırsınız. Ama derinlik ücretsiz değil.
Basit bir hesap: 5.000 belgeniz varsa ve her düzeyde 7 başlık gösteriyorsanız, en alttaki belgeye ulaşmak log tabanında yaklaşık 4,4 adım, yani pratikte 5 tıklama demek. Başlık sayısını 20'ye çıkarırsanız derinlik 3 düzeye iner, bu sefer de ana sayfada göz taramasıyla okunamayacak bir liste oluşur. İkisinin ortası genellikle üst düzeyde 8 ila 12 kategori, en fazla 3 düzey derinlik ve gerisini aramaya bırakmak.
Kategori isimlerini şirketin organizasyon şemasından kopyalamayın. Çalışan belgeyi hangi departmanın ürettiğine göre değil, hangi işi yaparken ihtiyaç duyduğuna göre arıyor. “İnsan Kaynakları” altında duran izin formu, “İzin ve Devamsızlık” başlığı altında iki kat hızlı bulunur.
Arama kutusu neyi indeksliyor
İntranet aramasını veritabanının LIKE sorgusuna bağlamam. Kelime kökü bulmayan, yazım hatasını affetmeyen, PDF içine bakmayan bir arama kutusu çalışanı ilk haftada eski alışkanlığına, yani meslektaşına e-posta atmaya geri gönderir. Gerçek bir arama indeksi kurun, Türkçe için gövdeleme desteğini de açıkça sınayın.
İndeksin kapsamı da en az motor kadar belirleyici. Üç noktaya bakın:
- Ek dosyaların içeriği. Kurumsal bilginin büyük kısmı PDF ve ofis dosyalarının içinde durur, yalnızca dosya adını indeksleyen sistem bu bilginin tamamını kaybeder.
- Yetki filtresi. Sonuç listesi kullanıcının göremeyeceği belgeyi başlığıyla göstermemeli; başlık tek başına sızıntıdır.
- Arşiv ile güncel ayrımı. Eski belgeler silinmemeli ama üstte de çıkmamalı.
Son madde çoğu portalda “resmi ve güncel içeriği özel bir simgeyle işaretleyin” tavsiyesiyle geçiştirilir. Simge, sorunun kendisi değil belirtisi. Kullanıcının doğru sonucu simgeye bakarak ayıklaması gerekiyorsa, sıralama zaten yanlış çalışıyor demektir. Tarihi geçmiş dokümanı listenin altına indirmek sıralama katmanının işi, kullanıcının değil.
Duyuru akışını e-postadan ayırın
Şirket haberlerini toplu e-postayla dağıtmak duyurunun kendisini de öldürür, gelen kutusunu da. Portalda tarihli, aranabilir ve kalıcı bir akış tutun; e-postayı yalnızca aksiyon gerektiren duyurular için kullanın. Bu ayrımı yapmayan kurumlarda altı ay sonra kimse iki kanalı da okumuyor.
Sahibi olmayan sayfa ölür
İntranet projelerinin gerçek maliyeti kurulumda değil, ikinci yılda ortaya çıkar. Her üst düzey bölümün adı belli bir sahibi olmalı ve o sahip belgenin son gözden geçirme tarihinden sorumlu tutulmalı. Sistem tarafında bunu otomatikleştirmek zor değil: her belgeye bir gözden geçirme tarihi alanı koyun, tarihi geçenleri haftalık raporla sahibine gönderin, altı ay boyunca dokunulmayan belgeyi arama sıralamasında geriye düşürün.
Yetkilendirmeyi de baştan modüler kurun. Tek bir yönetici rolüyle başlayan portallar, üçüncü departman katıldığında ya herkese tam yetki vermek ya da her değişikliği tek kişiden geçirmek arasında sıkışır. İkisi de portalın güncel kalmasını engeller.