Intranet Portalında Neyi Sadeleştirmek Gerçekten İşe Yarıyor

Intranet portalı projelerinde en sık verilen iki tavsiye birbiriyle çelişir: arayüzü sadeleştirin, içeriği role göre kişiselleştirin. İkisini aynı anda yaptığınızda kategori sayısı azalmaz, yalnızca her kullanıcıdan ayrı ayrı gizlenir. Bakım yükü ise aynı yerde durur, çoğu zaman da artar.

Sadeleştirme ile kişiselleştirme aynı şey değil

Menüden bir sekmeyi kaldırmak bilgi mimarisini sadeleştirir. Aynı sekmeyi yalnızca finans ekibine göstermek sadeleştirmez, koşula bağlar. Yapı yerinde kalır, üstüne bir de görünürlük kuralı biner.

Bunun bedeli doğrudan hesaplanabilir. Beş rol ve dört içerik türü, gözden geçirilmesi gereken yirmi ayrı görünüm demek. Bu matrisin tamamını kimse elle test etmez; test edilmeyen hücrede bir gün yanlış kişiye görünen bir bordro dokümanı çıkar, portala duyulan güven de orada biter. Rol sayısını üçün altında tutabiliyorsanız kişiselleştirin, tutamıyorsanız önce yapıyı sadeleştirin.

Oturum süresi başarı metriği değil

Portal metrik listelerinde neredeyse her zaman "kullanıcı başına ortalama oturum süresi" geçer. Aynı listenin birkaç satır yukarısında da portalın amacının bilgiye hızlı erişim olduğu yazar. İkisi aynı anda doğru olamaz.

İzin formu doldurmaya giren birinin portalda uzun süre kalması iyi haber değildir. Aradığını bulamadığının işaretidir. Bilgi veren ölçüler başka yerde: belirli bir görevin tamamlanma oranı, o görevin kaç adımda bittiği, ve aramaya yazılıp hiçbir sonuca tıklanmadan terk edilen sorgular. Bu üçüncüsü özellikle değerli, çünkü portalın neyi göstermediğini kullanıcının kendi kelimeleriyle söyler. Arama loglarını haftalık okuyan bir portal yöneticisi, yıllık memnuniyet anketinden fazlasını öğrenir.

Bayat içerik aslında bir sahiplik sorunu

Otomatik gözden geçirme hatırlatıcıları tavsiye edilir, doğrudur da, ama her belgenin bir sahibi yoksa hatırlatıcının gidecek adresi yok. Sahip alanı zorunlu olmadan açılan portallarda birkaç yıl içinde binlerce belge birikir ve hiçbiri kimseye ait değildir. İnsanlar şirketten ayrılır, belgeler kalır.

Sahibi belirsiz kalan belgeyi silmek yerine aramada geri plana atmak ya da arşive almak daha az riskli bir çözüm. Bir de şu var: son düzenleme tarihini sayfada göstermek, içeriği güncel tutmaz ama okuyucunun kendi kararını vermesini sağlar. İkisi karıştırılmasın.

Kullanıcı kabulü eğitimle çözülmüyor

Yeni portal açılınca eğitim videosu hazırlamak standart tavsiyedir. İzlenme oranlarına bakan varsa bilir, pek işlemez. Eğitim gerektiren portal genelde kategori adlarının kurumun konuştuğu dille uyuşmadığı portaldır. "İnsan Kaynakları Süreç Dokümanları" başlığını "İzin ve Mesai" yapınca eğitim ihtiyacının önemli bir kısmı kendiliğinden kaybolur.

Meta veri girişinde de aynı mantık geçerli. On zorunlu alanlı bir yükleme formu koyarsanız insanlar alanları geçmek için rastgele doldurur, arama da bu çöp veriyle beraber bozulur. İki alan zorunlu olsun, gerisi isteğe bağlı kalsın.

Gönüllü kullanım, elinizdeki en dürüst sinyal

Portal projelerinde yatırım getirisi hesapları genelde proje bittikten sonra, sonucu belli olmuş bir tabloyu desteklemek için üretilir. Memnuniyet anketi de benzer bir sorunla malul: portalı zaten kullanmayanlara ulaşmaz, dolayısıyla asıl cevabı verecek kitleyi dışarıda bırakır.

Geriye manipüle edilmesi zor tek gösterge kalıyor. Zorunlu duyurular ve giriş sayfası dışında, kimsenin yönlendirmediği halde açılan sayfa sayısı. Bu rakamı ay ay takip edin; arttığı aylarda ne yaptığınıza bakmak, herhangi bir anket sonucundan daha çok yön gösterir.