Intranet Bilgi Mimarisi: Menü Neyi Çözer, Neyi Çözmez
Intranet menüsü tartışmaları hep aynı yerde düğümlenir: departman başlıkları mı, görev başlıkları mı, mega menü mü. Cevap kurumun büyüklüğüne göre değişiyor, ama hepsinden önce menünün ne işe yaradığını yerine oturtmak gerekiyor. Menü bir arşiv dizini değil, harita.
Görev odaklı menü, doğru yerde doğru
Ortak tavsiye şu: departman başlıklarını (İK, Finans, Satın Alma) bırakın, görev başlıklarına (İzin Talebi, Formlar, Hizmetler) geçin. Gerekçesi sağlam. Şirket şeması değiştiğinde menü ayakta kalır, çalışan da kendi departmanını değil yapmak istediği işi arar.
Ama bu tavsiye her yerde aynı sonucu vermiyor. Görev adları da kurum içi jargona bağlıdır; “Hizmetler” başlığı çalışanın kafasında hiçbir şeye karşılık gelmiyorsa departman adından daha iyi durumda değilsiniz. Üstelik bazı işler gerçekten birime bağlı: satın alma onay zinciri kimin onaylayacağıyla ilgilidir, “Talepler” başlığının altına koyduğunuzda kullanıcı yine sorumluyu aramaya başlar. Çoğu kurumda karma yapı daha dürüst bir çözüm oluyor, üst seviyede görev, alt seviyede sorumlu birim.
“İdeal kategori sayısı yedi” iddiası
Bu sayı intranet yazılarında kaynak gösterilmeden dolaşıyor. Kökeni büyük ihtimalle Miller’ın 7±2 çalışması, ama o çalışma kısa süreli hafızada tutulan öğe sayısıyla ilgili. Menü ekranda duruyor. Kullanıcı onu ezberlemiyor, tarıyor. Ezberlenmeyen bir listede sihirli sayı yok.
Asıl sınırı belirleyen şey ayırt edilebilirlik. Beş başlıktan ikisi anlamca örtüşüyorsa (“İnsan Kaynakları” ile “Yönetim ve İdari İşler” klasik örnek) kullanıcı ikisini de açar; on iki başlık birbirinden net ayrılıyorsa tarama saniyeler sürer. Sırf sayıyı düşürmek için iki kategoriyi birleştirdiğinizde durumu genelde kötüleştirirsiniz, çünkü birleşik etiket ikisinden de bulanık çıkar.
Mega menü sorunu çözmez, erteler
Mega menü alt seviyeleri tek ekranda görünür kılar. Bedeli, kullanıcıya aynı anda kırk bağlantı göstermeniz. Kırk bağlantıyı bakışta anlaşılır kılan tek şey gruplamadır, gruplama da zaten bilgi mimarisinin kendisi. Mega menüye ihtiyaç duyuyorsanız önce kategori yapısının neden bu kadar geniş olduğuna bakın.
Hızlı erişim alanı bambaşka bir şey ve çoğu intranette menüden daha çok iş görür, çünkü kullanım gerçekten dar bir kümede yoğunlaşıyor: izin formu, bordro, yemek listesi, telefon rehberi. Bu kutuyu tahminle değil, ilk üç ayın tıklama verisiyle doldurun.
Menünün nereye kadar yettiği hesaplanabilir
Yedi ana başlık, her birinin altında yedi alt başlık, onların altında yedi sayfa: 343 hedef. Üç seviye zaten çoğu kullanıcının sabrını aşıyor, üstelik 343 sayfa on binlerce dokümanı olan bir kurumsal arşivin yanında küçük bir sayı. Menüyü derinleştirerek bu farkı kapatamazsınız.
Büyük intranetlerde menüye harcanan emeğin bir kısmını aramaya kaydırmak daha çok kazandırıyor: eş anlamlı sözlüğü (izin, mazeret, rapor aynı şeyi arayan üç kelime), birime ve doküman türüne göre filtre, sonuçlarda güncellik bilgisi. Menü ilk gün için çalışır, arama üçüncü ay için.
“Çok görüntülenenler” kendi kendini besler
Popülerlik listelerinin bilgi keşfini artırdığı söylenir. Kısmen doğru, ama mekaniği şu: görünür olan tıklanır, tıklanan daha görünür olur. Dün yayımlanan prosedür güncellemesi bu listeye hiçbir zaman giremez, üç yıllık yönetmelik ise listede kalmayı sürdürür. Kurumsal ortamda bunun bedeli ağır, çünkü çalışan yürürlükteki metni değil eskisini okur.
“Son güncellenenler” ve birime göre kişiselleştirilmiş kısayollar bu iş için daha güvenilir. Popülerliği yine de göstermek istiyorsanız pencereyi daraltın, son 30 gün yeter.
Etiketleri masada tahmin etmeyin
Kart sıralama ve ağaç testi tam bu iş için var, küçük ölçekte ikisi de pahalı değil. On beş kişilik bir kart sıralama oturumu, çakışan etiketleri genelde ilk saatte ortaya çıkarır. Ağaç testi için ayrı bir araç satın almanız da gerekmiyor: menü ağacını bir JSON dosyasına döküp katılımcıya “bordronu nereden indirirsin” diye soran tek sayfalık bir arayüzü bir öğleden sonrada yazar, tıklama yollarını kaydedersiniz. Elinizde hangi başlığın kaç kişiyi yanlış dala gönderdiği durduktan sonra, menü tartışması fikir tartışması olmaktan çıkar.