Birleşme Sonrası İntranet: Neyi Birleştirip Neyi Koruyacaksınız

Birleşme sonrası intranet projeleri çoğu zaman iki menüyü tek çatı altında toplama işi sanılır. Asıl sorun menüde değil: iki şirket aynı işi farklı adlarla anıyor ve çalışan aradığı belgeyi bulamıyor. Hangi içeriğin gerçekten kullanıldığını ölçerek başlamak, tasarım kararlarının yarısını kendiliğinden verir.

Birleşmenin çalışanda açtığı boşluk

Birleşmenin ilk aylarında çalışanın üç sorusu olur: kim kimdir, bu iş artık hangi süreçle yürüyor, bana ne olacak. Üçüncüsünün cevabı yönetimdedir ve intranet onu üretemez. İlk ikisi ise tamamen tasarım ve içerik sorunudur, üstelik ölçülebilir: bir kişiyi bulma süresi, bir formu bulma süresi, aramanın boş dönme oranı.

Projenin kapsamını bu ayrım belirler. İntraneti belirsizliği yönetmenin aracı gibi kurgularsanız, veremeyeceği bir sözü vermiş olursunuz ve platform güvenini ilk haftada kaybeder.

Dört yaygın hata

• Eski izleri tamamen silmek. Devralınan tarafın rengi, terminolojisi ve sayfa adları bir gecede kaybolduğunda geriye kalan mesaj, çalışanın işini bilme biçiminin artık geçersiz olduğudur.
• Her şeyi olduğu gibi bırakmak. İki paralel yapı sürdükçe aynı prosedürün iki farklı sürümü dolaşımda kalır ve bir süre sonra hangisinin güncel olduğunu kimse bilmez.
• Büyük olanın intranetini standart ilan etmek. Karar hızlıdır ama küçük tarafın daha iyi çözdüğü şeyler de çöpe gider. En az bir kez iki tarafın kişi rehberini ve izin akışını yan yana koyup karşılaştırın.
• Dış siteye yazdığınız dili içeri taşımak. Basın bülteni tonundaki bir duyuru, kendi işinin ne olacağını merak eden birine hiçbir şey söylemez.

Arama, birleşmenin ilk kırıldığı yer

İki şirket aynı şeye farklı ad verir. Bir tarafta mazeret formu, öbür tarafta izin talebi. Arama motoru tam eşleşmeye bakıyorsa, çalışanların yaklaşık yarısı için arama kutusu boş sonuç döndürür ve boş sonuç alan kullanıcı ikinci kez denemez, telefonu eline alır.

Çözümü içerik değil, eşleme katmanıdır. İki kurumun terim listesini yan yana koyup eş anlamlı sözlüğü tanımlamak birkaç saatlik iştir, arama kalitesinde de en yüksek getirili değişikliktir. Ardından boş sonuçlu arama oranını ilk günden kaydetmeye başlayın; en çok tekrarlanan elli sorgu, içerik ekibinin sonraki üç aylık iş listesidir.

Eski intranetin adreslerini kapatmadan önce yönlendirme tablosu çıkarın. İlk haftanın 404 kayıtları hangi sayfaların gerçekten kullanıldığını size anket yapmadan söyler, üstelik bu kayıt zaten sunucuda tutuluyor.

Üç ruh hali, üç tasarım kararı

Geçiş döneminde çalışan aynı anda kaygılı, kafası karışık ve bir ölçüde heyecanlıdır. Bunlar duygu betimlemesi olarak kalırsa işe yaramaz; her birinin bir arayüz karşılığı olmalı.

Kaygının karşılığı tarihli ve açık duyurudur. Henüz karar verilmedi demek de bilgidir, boş bırakmaktan iyidir. Kafa karışıklığının karşılığı geçiş dönemi ana sayfası ile kısaltma sözlüğüdür; birleşmelerde en hızlı büyüyen bilinmezlik jargondur. Heyecanın karşılığı ise kişi rehberi ve ekip sayfalarıdır, çünkü karşı taraftan biriyle temas kurmanın önündeki engel çoğu zaman sadece adını bilmemektir.

Geçiş sayfası mı, doğrudan entegrasyon mu

Bu kararı platform belirler. İki intranet farklı sistemlerde çalışıyorsa ve içerik taşıma aylar sürecekse, ilk üç ile altı ay için iki tarafa da bağlantı veren bir geçiş ana sayfası doğru cevaptır; çalışan tek adres öğrenir, arkadaki karmaşayı görmez. Her iki taraf aynı platformdaysa geçiş sayfası yalnızca bakılacak üçüncü bir yer ekler, doğrudan birleştirin.

Geçiş çözümü kurarken kapanma tarihini de aynı gün belirleyin. Tarihsiz geçici yapılar kalıcı olur, üç yıl sonra kimsenin dokunmaya cesaret edemediği o sayfa böyle doğar.

Proje bittikten sonra da ölçülecek üç şey

• Boş sonuçlu arama oranı: içerik ve terminoloji açıklarını gösterir.
• 404 alan istek sayısı: taşıma sırasında kopan bağlantıları ve hâlâ kullanılan eski adresleri ortaya çıkarır.
• Kişi rehberi kullanımı: birleşmenin ekipler arasında gerçekten temas üretip üretmediğine dair elinizdeki en ucuz göstergedir.