Ödüllü İntranet Projelerinin Ortak Noktası: Küçük Ekip, Dar Kapsam

2021'in ödül alan intranet projelerine bakınca beklenenin tersi bir tablo çıkıyor: ekipler küçük, takvimler kısa, işin önemli bir kısmı dışarıdan alınmış. Kurum içinde kalan çekirdek kadro çoğu örnekte on kişi civarında. Asıl ayrım kaç kişinin çalıştığında değil, o kadronun neyi kendi üstünde tuttuğunda.

Kısa takvim kapsamı kesmekle başlıyor

Ödüllü projelerin tamamlanma süresi altı ayla otuz altı ay arasında veriliyor. Bu aralığın üst ucu hızlı geliştirme sayılmaz, üç yıl kurumsal yazılımda sıradan bir takvim. Alt uçta duranların yaptığı şey de metodoloji seçmek değildi; ilk sürümün kapsamını kesmekti.

İşe yarayan sıra şu: duyuru akışı, arama, çalışan rehberi, bir de izin ve bordro gibi en çok sorulan birkaç form. Bunlar ayaktaysa intranet kullanılmaya başlar, geri bildirim de o zaman gelir. Departman panelleri, anketler, sosyal akış, hepsi ikinci sürüme kalabilir.

Agile ya da Lean etiketi burada çok şey anlatmıyor. Fark yaratan pratik, iki haftada bir yayına çıkabilen bir dağıtım hattı kurmak ve ilk gün kapsam dışında bırakılanların listesini yazılı tutmak.

Dışarıya ne verilir, ne verilmez

Ödüllü projelerde dış kaynağa devredilen işler büyük ölçüde benzeşiyor:

• Platform danışmanlığı ve ilk kurulum
• Kullanıcı araştırması
• Görsel konsept ve arayüz tasarımı
• Lansman iletişimi
• Yazılım geliştirme ve entegrasyon

Bu listenin son maddesi diğerlerinden farklı. Kullanıcı araştırmasını ve görsel konsepti dışarıya vermeyi tercih ederim, entegrasyonu kendi ekibimde tutarım. İntranetin değeri İK sistemiyle, dizin servisiyle, bordro ve bilet sistemiyle kurduğu bağlantılardan geliyor; o bağlantıları yazan ekip gittiğinde geriye bakımını kimsenin bilmediği bir kod kalıyor. Bir araştırma raporu okunabilir bir belge olarak kurumda kalır, bir oturum açma entegrasyonu kalmaz.

“Her 1.000 çalışan için 2 kişi” nerede tutmuyor

Yaygın bir ölçütten söz ediliyor: her bin çalışan için yaklaşık iki intranet ekibi üyesi. Bu oranı ödüllü projelerin ekip büyüklükleriyle yan yana koyun, hesap tutmuyor. Sekiz kişilik bir çekirdek ekip dört bin çalışana, on sekiz kişilik bir ekip dokuz bin çalışana denk gelir. Oysa bu ödülleri alan kurumların çoğu on binlerce kişi istihdam ediyor; kırk bin çalışanlı bir holding için kural seksen kişilik bir kadro istiyor ve örneklerin hiçbirinde böyle bir kadro yok.

Oran yanlış değil, ölçtüğü şey başka. İçerik üretimi ve kullanıcı desteği yükünü tarif ediyor, platformu kuran proje ekibini değil. Büyük kurumlarda içerik sorumluluğu departmanlara dağıtılır, çekirdek ekip yönetişim ve geliştirme tarafında kalır. İki rakamın birbirini tutmaması da buradan.

Ekip planlarken çalışan sayısını bırakın. Kaç bağımsız içerik yayıncısına yetki vereceğinizi ve kaç dış sistemle konuşacağınızı sayın; kadro ihtiyacı oradan çıkıyor.

Aynı dört sektör neden tekrar ediyor

Listeler hep enerji, finans, teknoloji ve sağlığı öne çıkarıyor. Bunu dijitalleşme bütçesiyle açıklamak kolay ama eksik. Dördünün ortak noktası, çalışanların kayda değer bir kısmının masa başında olmaması ve bilginin gecikmesinin faturasının hesaplanabilmesi. Vardiya başında duyuruyu görmeyen saha ekibi işi durdurur, güncellenmemiş prosedürle işlem yapan bir banka şubesi ceza yazdırır.

Ofis ağırlıklı bir kurumda aynı yatırım aynı getiriyi vermez. Orada intranetin rakibi e-posta ve ortak sürücü değil, zaten kurulu olan sohbet aracıdır.

Ölçmeye değer iki sayı

Başarının ölçümü için A/B testi, anket ve analitik birlikte sıralanıyor. A/B testi iç araçlarda çoğu zaman işe yaramaz: günlük aktif kullanıcı sayısı varyant başına anlamlı bir örnekleme bölünecek kadar büyük olmaz, test haftalara yayılır ve o sürede arayüz zaten değişir.

Bunun yerine iki sayıyı takip edin. Birincisi sonuçsuz arama oranı, yani kullanıcının aradığını bulamadan çıktığı sorguların payı; hangi içeriğin eksik olduğunu doğrudan söyler. İkincisi, cevabı intranette zaten yazılı olan konular için açılan destek talepleri; bu sayı düşmüyorsa içerik vardır ama bulunamıyordur.