Intranet Bilgi Mimarisi: Reorganizasyona Dayanan Yapı Kurmak

Intranet bilgi mimarisi tartışmaları genelde menü başlıklarında düğümlenir. Asıl soru başka: şirket altı ay sonra yeniden yapılandığında bu yapının ne kadarı ayakta kalıyor? Departman bazlı diziliş ilk gün son derece mantıklı görünür, ilk reorganizasyonda dağılır. Kategori kararı, kısayol kurgusu ve ölçüm birbirine tam da bu noktada bağlanır.

Menü sorusu değil, dayanıklılık sorusu

Bir intranetin ana menüsü çoğu kurumda organizasyon şemasının kopyasıdır: Pazarlama, Satış, İK, Operasyon. İlk kurulumda kimse itiraz etmez, çünkü herkes kendi kutusunu görür.

Sonra iki departman birleşir, biri ikiye ayrılır, bir tanesi başka bir yöneticiye bağlanır. Menü yanlış hale gelir. Bu noktada iş sadece etiket değiştirmek değildir: sayfalar taşınır, adresler değişir, insanların aylardır kullandığı yer imleri kırılır. Kimse kırık bağlantıyı görüp aramaya yönelmez, kimse yeni yeri bulana kadar sabretmez; e-postayla "şu dosya nerede" diye sorar.

Görev bazlı dizilişi departman bazlı dizilişten belirgin biçimde daha dayanıklı buluyorum. "İzin talebi", "masraf bildirimi", "yeni çalışan başlangıcı" başlıkları organizasyon değiştiğinde yerinde kalır, çünkü işin kendisi değişmemiştir; arkasındaki sahip departman değişmiştir ve bu kullanıcıyı ilgilendirmez. Departman bazlı yapı yalnızca bir durumda daha iyidir: intranet esas olarak departmanların kendi iç dokümanlarını tuttuğu, ortak süreçlerin az olduğu kurumlarda.

Kaç ana kategori

Çoğu intranette ana başlıklar birbirine benzer: İK, şirket hakkında, haberler, departmanlar, dokümanlar, araçlar. "Az ve öz tutun" tavsiyesi sık verilir, ama aynı yazıların çoğu altı yedi kategoriyi doğal karşılar. Çelişki burada.

Peki ya soruyu tersinden sorsak? Bir çalışan gün içinde intranete kaç farklı iş için giriyor? Çoğu kurumda cevap üçü geçmez: bir duyuru okumak, bir form doldurmak, bir doküman bulmak. Ana menü yedi başlık taşıyorsa dördü hiç kullanılmıyor demektir ve bu dördü, kullanılan üçünü bulmayı zorlaştırmaktan başka bir iş yapmaz. Menüyü tasarlarken kaç başlık olması gerektiğini tartışmak yerine, mevcut menüde son üç ayda hiç tıklanmamış başlıkları çıkarın; liste kendiliğinden kısalır.

Kart gruplama nereye kadar cevap verir

Kart gruplama, insanların içerikleri nasıl bir arada düşündüğünü gösterir. Değerli bir veridir ve kategori isimlerini kurgularken başlangıç noktası olur.

Gösterdiği şeyin sınırı var: gruplamak aramak değildir. Katılımcı, önündeki bütün kartları görerek gruplar. Gerçek kullanıcı ise aradığı şeyin adını bilmeden, menüde tek bir başlığa bakarak karar verir. Bu ikisi farklı bilişsel işlerdir ve kart gruplamada güzel duran bir yapı, ağaç testinde çökebilir.

Pratik sıra şu: kart gruplamayla taslağı çıkarın, ağaç testiyle o taslağı sınayın, ilk tıklama testiyle giriş sayfasını ayrıca ölçün. Üçü de yarım günlük işlerdir, üçünü birden atlayıp doğrudan yayına almak ise aylarca sürecek bir tartışmayı başlatır.

Kişiselleştirme ölçümü körleştirir

Kısayollar, sık kullanılanlar, kişiye özel panolar. Hepsi kullanıcı tarafında iyi karşılanır, kimse itiraz etmez.

Ama şunu düşünün: herkes kendi kısayolunu kurduktan sonra ana menü trafiği neyi ölçer? Yeni gelen çalışanı ve kısayolunu henüz kurmamış olanı. Bilgi mimarisinin çalışıp çalışmadığına dair elinizdeki en iyi sinyal, tam da yapıyı en çok kullanan insanlar tarafından terk edilmiş olur. Menü kötü olduğu için mi kimse tıklamıyor, yoksa herkes kısayolla mı geçiyor? Trafik verisi ikisini ayırt edemez.

Çözüm kişiselleştirmeyi kaldırmak değil, kısayolların hedeflerini ayrı ölçmek. İnsanların en çok neyi sabitlediği, ana menüde hangi başlığın eksik olduğunu doğrudan söyler. Bir kısayol listesi aslında kullanıcıların size yazdığı bir IA önerisidir, okunması gerekir.

İsimlendirme ve zaman

Ana menüye giren isimler, kurumun en yavaş değişen kelimeleri olmalı. Proje kod adları, o yılki dönüşüm programının başlığı, yöneticinin bulduğu yaratıcı isimler menüde bir yıl sonra anlamsızlaşır. Yeni gelen çalışan "Atlas Portalı" başlığının arkasında ne olduğunu bilemez ve tıklamaz.

Sıkıcı isim iyi isimdir. "Belgeler", "Formlar", "Duyurular" kimseyi heyecanlandırmaz ve on yıl sonra da doğru olur.

Tam zamanlı bilgi mimarı olmadan

Küçük ekiplerde bu işi genelde tasarımcı, editör ya da geliştirici üstlenir. Bu bir eksiklik değil; IA'nın temel araçları birkaç günde öğrenilir ve asıl belirleyici olan yöntem bilgisi değil, kurumun işleyişini bilmektir.

Tek şart, işin bir kerede bitmiş sayılmaması. Yapıyı kurduktan sonra altı ayda bir arama loglarına bakın: insanların intranet aramasına yazdığı kelimeler, menüde bulamadıkları şeylerin listesidir ve bu liste her kullanıcı testinden daha ucuza gelir.