İntranet Portallarda Arama, Rol Kurgusu ve Ortak Zemin
İntranet portalı kurum içinde bir iletişim projesi olarak sunulur. Çalışanın gözünde ise tek bir işi vardır: aradığı belgeyi bulmak. Portal projelerinin çoğu aylarını menü ağacına ve ana sayfa yerleşimine harcayıp aramayı en sona bırakır, kaybettikleri yer de tam orasıdır.
Arama menüden önce gelir
Çalışan izin formunu menüde gezinerek aramaz, arama kutusuna yazar. Yazdığı şey de içerik sahibinin belgeye verdiği isim değildir. Belge "Mazeret İzni Talep Formu 2024 rev.3" adıyla dururken kullanıcı "izin formu" yazar; İK ekibi "yan haklar" der, çalışan "özel sağlık sigortası" arar.
Bu yüzden portal aramasında yapılacak ilk iş eşanlamlı listesi kurmaktır: kısaltmalar, departman jargonu, eski sistem adları, sık yapılan yazım hataları. İkinci iş sıfır sonuç dönen sorguları haftalık okumak. O liste kurumun bilgi mimarisindeki boşlukların en ucuz haritasıdır ve okunması on dakika sürer.
Kişiselleştirme ortak zemini yer
Rol tabanlı içerik portal projelerinin en çok övünülen özelliği. Bedeli de var. Herkes farklı bir ana sayfa görüyorsa çalışanlar birbirine yer tarif edemez; "portalda sağdaki duyuru kutusunda" cümlesi karşıdaki kişide karşılık bulmaz. Destek ekibi de aynı sorunla uğraşır, ekranı görmeden konuşur.
Doğru ayrım şu: kişiselleştirmeyi sıralamada kullan, görünürlükte kullanma. Kullanıcının işine yarayan içerik yukarı çıksın, diğerleri aşağıda dursun ama dursun. Gizleme yalnızca yetki gerektiren içerik için geçerli olmalı, çünkü orada gizleme bir tasarım tercihi değil zorunluluk.
Tek tip arayüz iddiası nerede tutar
Portal satın alırken vaat edilen şey standart bir görünümdür. Standart görünüm, altındaki isimlendirme de standartsa işe yarar. Her departman kendi sayfasını kendi diliyle kurduğunda üç ay içinde eski dağınık intranete geri dönülür, tek farkı hepsinin aynı fontla yazılmış olmasıdır.
Tutan tek yöntem, içerik girişinde zorunlu meta veri alanlarıdır: belge türü, sahibi, geçerlilik tarihi, hitap ettiği rol. Zorunlu değilse doldurulmaz. Geçerlilik tarihi olmayan portal, iki yıl içinde hangi prosedürün yürürlükte olduğunu kimsenin bilemediği bir arşive dönüşür.
Portalı ölçerken hangi veriye bakmalı
Portalın nerede tıkandığını anlamak için arama loglarını çalışan memnuniyeti anketinden daha güvenilir bulurum. Anket hatırlamaya dayanır ve insanlar üç hafta önce bulamadıkları belgeyi anket anında hatırlamaz; log ise aramanın yapıldığı anı, yazılan kelimeyi ve sonucun tıklanıp tıklanmadığını kaydeder.
Anketin de yeri var, ama başka bir soruda: portaldaki bilgiye güvenilip güvenilmediğini ölçmek için. "Buradaki prosedürün güncel olduğuna emin misin" sorusunun cevabı hiçbir logda görünmez ve portal projelerini asıl bitiren şey o güvenin kaybolmasıdır. Çalışan bir kez eski bir belgeye takılırsa bir dahakine yan masaya sorar, portal da o gün ölür.
Rol yönetiminin görünmeyen maliyeti
Yetkilendirme kurgusu kurulurken masada güzel durur, işletmede büyür. Rol sayısı ile içerik türü sayısının çarpımı kadar kural taşırsın ve her yeni rol tanımı mevcut kuralların tamamının gözden geçirilmesini gerektirir. Onuncu rolde kimse matrisin tamamını akılda tutamaz.
Rolleri organizasyon şemasından değil, işten türet. "Bölge müdür yardımcısı" bir rol değil bir unvandır; "bordro belgesi görebilen" bir roldür. Unvana bağlanan yetki her terfide bakım işi çıkarır, işe bağlanan yetki çıkarmaz. Tek giriş (SSO) bu işi kolaylaştırmaz, yalnızca kimlik doğrulamayı tek yere alır; yetkilendirme ayrı bir iştir ve portalın uzun vadeli bakım yükünün büyük kısmı oradadır.