Intranet Tasarımı: SunWeb'den Bugüne Kalanlar
Kurum içi intranetlerde sorun nadiren teknoloji. Çalışan aradığı belgeyi bulamıyorsa sebep genellikle menü başlıklarının kurumun kendi diliyle değil, yöneticinin organizasyon şemasıyla yazılmış olmasıdır. Sun Microsystems'in 1994'te SunWeb için yaptığı işin hâlâ kopyalanmaya değer tarafı da burası: yapı, tasarımcının kafasındaki sıralamayla değil çalışanların gruplamasıyla kuruldu.
SunWeb'den ne alınır, ne alınmaz
Ekip kategorileri kart gruplamayla çıkardı, ikonların anlaşılıp anlaşılmadığını ayrı bir testle sınadı, her sayfada aynı başlık ve gezinme düzenini tekrarladı. Alınacak olan bu üçü, özellikle sonuncusu: tutarlı şablon, kullanıcının her sayfada nerede olduğunu yeniden çözmesini engelliyor.
Alınmayacak olan ise ikon merkezli gezinme. 1994'te bir kategoriyi ikonla temsil etmek makul bir çözümdü, bugün aynı işi arama kutusu daha ucuza yapıyor. İkon testine harcayacağınız oturumu arama sonuçlarının kalitesine harcayın, dönüşü daha yüksek.
Kart gruplamayı 60 kartla yapmayın
Açık kart gruplama sonuçları, kartların birlikte gruplanma sıklığını tutan bir benzerlik matrisiyle birleştirilir. Bu matris kart sayısıyla değil kart çiftleriyle büyür: n(n-1)/2. Otuz kartta 435 çift var, altmış kartta 1770. Kart sayısını ikiye katladığınızda analiz yükü dörde katlanıyor, üstelik katılımcı son yirmi kartı yorgun grupluyor.
Pratik karşılığı şu: intranet içeriğini önce kabaca bölün (İK, BT, satış operasyonu, finans), her bölümü ayrı oturumda ve otuz kartın altında gruplatın. "Tüm siteyi tek oturumda gruplatalım" yaklaşımı, tam da kapsamı büyük olduğu için işe yaramıyor.
En ucuz bilgi mimarisi araştırması arama loglarında
Kurum jargonu ile sayfa başlıkları neredeyse hiç örtüşmüyor. Çalışan "izin" yazıyor, sayfanın adı "Yıllık İzin Talep Formu (İK-04)". Arama bu ikisini eşleştiremezse çalışan aramayı bırakıp yan masaya soruyor, siz de bunu hiç görmüyorsunuz.
Sıfır sonuç dönen sorguları haftada bir dök, ilk yirmisine eşanlamlı tanımla; bunun için ayrı bir analitik ürünü almana gerek yok, sorgular zaten sunucudan geçiyor ve tek bir tablo yeterli. İkinci adım, tıklanan sonucun kaydedilmesi: bir sorguda kullanıcıların çoğu üçüncü sonuca tıklıyorsa sıralama yanlış, başlık değil.
Bir de kapsam sorunu var. Intranet içeriğinin büyük kısmı PDF ve Office dosyası olarak duruyor; arama motoru dosya içeriğini indekslemiyorsa sadece dosya adlarını arıyorsunuz demektir. Bunu yayına almadan önce ölçün, sonrasında "arama kötü" şikayeti olarak geri geliyor.
Kişiselleştirme bozuk yapıyı kurtarmaz
Role göre değişen ana sayfa cazip bir madde, çoğu intranet teklifinde var. Ama menü yapısı yanlışsa kişiselleştirme yalnızca yanlış menüyü kişiselleştirir; üstelik her kullanıcı farklı bir şey gördüğü için sorunu raporlamak da zorlaşıyor. Ortak yapıyı düzeltmeden bu katmanı açmayın.
Sırayı şöyle kurun: önce herkes için aynı olan gezinme ve arama, sonra ana sayfada kısayol katmanı, en son rol bazlı içerik önerisi. İlk ikisi bitmeden üçüncüsüne geçen projelerde kişiselleştirme, gizlenmiş bir bilgi mimarisi borcuna dönüşüyor.
Testi kısa tutun, döngüyü sık tutun
SunWeb'in yaptığı testler bugünün araçlarıyla bir öğleden sonraya sığar. Beş kişi, üç görev, her görevde süre ve takıldığı nokta. Kart gruplama yapıyı kurar, başlık tahmin testi menüdeki kelimeleri sınar, walkthrough da gerçek akışta neyin tökezlediğini gösterir.
Bunları tek seferlik bir açılış çalışması gibi planlamak yerine her içerik dalgasından sonra tekrarlayın. Intranetler tasarımdan değil birikmeden bozuluyor: iki yıl boyunca kimsenin silmediği duyurular, üç ayrı yerde duran aynı form. Yıllık bir içerik envanteri, yeni bir arayüz projesinden daha fazla iş görür.