İntranet ile İnternet Sitesi Tasarımını Ayıran Şey: Kullanım Sıklığı

İntranet ile açık web sitesini karşılaştıran metinler ayrımı genelde aynı yere bağlar: biri içeriye, diğeri dışarıya bakar. Bu doğru ama tasarım kararı üretmeyen bir doğru. Aradaki farkı işe yarar hale getiren eksen kullanıcının kim olduğu değil, aynı arayüze ne sıklıkta döndüğü.

Sıklık, her kararı yeniden fiyatlandırır

Bir ürün sayfasına gelen ziyaretçi orayı hayatında bir kez görebilir. Aynı kurumun izin talep ekranını ise bir çalışan yılda otuz kez açar. İki arayüzde de aynı hatayı yaptığınızı düşünün: kullanıcı doğru düğmeyi bulana kadar otuz saniye kaybediyor.

Açık sitede bu otuz saniyenin bedeli, o ziyaretin bir kısmının kaybı. İntranette ise aynı otuz saniye, kullanıcı sayısıyla ve tekrar sayısıyla çarpılır. İki yüz kişilik bir kurumda günde dört kez açılan bir ekranda kişi başı iki dakika, günde toplam yaklaşık altı buçuk saat eder. Kimse bunu fark etmez, çünkü kayıp herkesin gününe birkaç saniye halinde dağılmıştır.

Bu yüzden "çalışanlar zaten alışır" cümlesi, intranet tasarımında en pahalı cümledir. Alışmak, hatanın ortadan kalkması değil, faturasının görünmez hale gelmesidir.

Kurumsal dil: kime kolaylık?

İntranette şirket terminolojisini serbestçe kullanabileceğiniz sık tekrarlanan bir kabuldür. Kısmen geçerli. Ama bu terminolojiyi bilmeyen bir kullanıcı grubu her zaman vardır ve tam da en kırılgan gruptur: işe yeni başlayanlar.

Departman kısaltmalarından örülü bir menü, kuruma on yıldır emek verenler için hızlı kısayol, ilk haftasındaki biri için duvardır. Pratik çözüm ikisini birden tutmaktır: başlıkta yerleşik kısaltma, altında insan dilinde bir satır açıklama. Arama tarafında da kısaltmanın açık halini eş anlamlı olarak tanımlayın, kullanıcı hangi kelimeyi bilirse onunla bulsun.

İç ağ varsayımı artık ayakta değil

Eski karşılaştırmaların çoğu şunu söyler: intranet iç ağda çalıştığı için hızlıdır, dolayısıyla ağır görseller, videolar, zengin gömülü modüller kullanılabilir. Açık site ise her bağlantı türüne dayanmak zorunda olduğu için sade tutulur.

Bu varsayım uzaktan çalışmayla birlikte büyük ölçüde geçersizleşti. Bugün pek çok kurumda intranete erişimin önemli bir kısmı VPN üzerinden, ev bağlantısından, bazen telefondan geliyor. VPN ise sadece bant genişliği değil gecikme de ekler, çok istekli bir sayfada bunun etkisi katlanır. Sonuçta "iç ağ hızlıdır" diyerek ağırlaştırılan intranet, çoğu zaman açık sitenizden yavaş açılıyor olabilir.

Varsaymayın, ölçün. Sayfa yüklenme süresini kullanıcının bağlantı türüne göre etiketleyip loglayın; ofis içi ile VPN arasındaki farkı görmek için birkaç günlük veri yeter, çünkü fark küçükse zaten sorun yok, büyükse ilk günden gözünüze batar.

Arama, intranette menüden önce gelir

Açık sitede menü ilk taşıyıcıdır, arama ise menünün kaçırdıklarını toplar. İntranette sıralama tersine döner. On binlerce dokümanın, formun, prosedürün olduğu bir yapıda hiçbir menü, kullanıcının aradığı belgeyi üç adımda önüne getiremez.

Buna rağmen kurum içi aramaların çoğu kötü çalışır ve sebebi genelde arama motoru değildir. Sorun beslenen veridedir: dosya adı "prosedur_son_v3_SON.docx" olan, sahibi belirsiz, tarihi olmayan, hangi departmanı ilgilendirdiği yazmayan bir belge, hangi motora verilirse verilsin iyi sıralanmaz. Aramayı düzeltme işi bu yüzden arayüz işi değil, metadata disiplinidir: yükleme formunda sahip, geçerlilik tarihi ve kapsam alanlarını zorunlu tutmak, arama kutusunu değiştirmekten daha çok fark yaratır.

Bir de şu var: intranet aramasında kullanıcı çoğu zaman bir konuyu değil, bildiği tek bir belgeyi arar. Bu, açık web aramasından farklı bir niyettir ve sonuç sayfasında farklı bir düzen ister. Uzun özet paragrafları yerine dosya adı, tarih, sahibi ve doğrudan indirme bağlantısı.

Yönetim modeli: şablon kendini yönetmez

Kurum içi yayıncılıkta üç model dolaşımdadır. Merkezi model tek elden onay ister, tutarlıdır ama yavaştır. Serbest model her departmana kendi alanını verir, hızlıdır ve birkaç ay içinde birbirini tekrar eden yüzlerce sayfaya dönüşür. Üçüncüsü, standart şablonlarla birlikte dağıtık içerik üretimine izin veren orta yol, genelde "en iyi uygulama" diye sunulur.

Orta yolun iyi olduğu doğru, ama kendiliğinden çalıştığı doğru değil. Şablon bir kez tanımlanıp bırakıldığında departmanlar ilk istisnayı ister, ikinciyi kimse tartışmaz, altıncı istisnadan sonra elinizde şablon değil öneri kalır. Bu modelin ayakta kalması, şablonun sahibi olan bir kişiye ve eskiyen içeriği görünür kılan bir mekanizmaya bağlıdır. Yayın tarihinin üstünden bir yıl geçmiş sayfaları listeleyen basit bir rapor, çoğu yönetişim belgesinden fazla iş görür.

Kurum küçükse bu tartışmaya hiç girmeyin, merkezi model yeterlidir. Şablon ihtiyacı, içerik üretenlerin sayısı onaylayanların kapasitesini aştığı noktada doğar.

Extranet nereye düşer

Extranet, iş ortaklarına intranetin sınırlı bir bölümünü açar ve iki tarafın da özelliklerini taşır. Kullanıcısı dışarıdandır, kurumun iç diline hakim değildir; ama açık sitenin ziyaretçisinden farklı olarak oraya düzenli döner.

Pratikte bu şu demek: görsel dil ve terminoloji açık sitenizinkine yakın durmalı, bilgi mimarisi ise intranet mantığıyla, tekrar eden görevler etrafında kurulmalı. En sık yapılan hata, extranet'i intranetin şifreli bir kopyası olarak yayına almaktır. İç kısaltmalar, iç süreç adları ve iç varsayımlar birlikte gelir, karşı taraf da her seferinde size sorarak ilerler.