Sosyal İntranette Katılım: Neyin İşe Yaradığı, Neyin Yaramadığı

Yeni kurulan bir sosyal intranet hemen her yerde aynı eğriyi çizer: ilk iki hafta hareketli, sonra sessizlik. Suç çoğu zaman platformun özelliklerine atılır, oysa katılım genelde çalışanın günlük iş akışının dışında kaldığı için ölür. Katılımı artırdığı söylenen taktiklerin bir kısmı bu temel sorunu çözmez, yalnızca rakamı şişirir.

Boş platformu önce doldurmak

Kimse boş bir akışta ilk mesajı yazmak istemez. Açılıştan önce küçük bir grupla birkaç düzine içerik yüklemek (haber, soru, anket, kısa duyuru) bu yüzden işe yarar. Yüklenen içerik, kural listesinden daha iyi bir örnektir: saygılı olun, konu dışına çıkmayın gibi maddeler yerine insanlar gerçek bir gönderinin ne kadar uzun, ne kadar resmi olduğunu görür.

Ama bu taktiğin ne olduğu konusunda dürüst olmak gerekir. Önceden içerik yüklemek bir başlangıç ivmesidir, alışkanlık değil. İlk haftadan sonra ivmeyi devralacak bir şey yoksa tek etkisi düşüşü iki hafta geciktirmek olur.

Yöneticinin paylaşımı tek başına yetmez

Üst yönetimin platformda görünmesi gerçekten fark yaratır, çünkü çalışan açısından asıl soru şudur: buraya yazdığım şey bana sorun açar mı? Yöneticinin orada olması bu sorunun cevabını verir.

Fark yaratan şey yöneticinin kaç gönderi attığı değil, başkasının gönderisine cevap verip vermediği. Tek yönlü duyuru akışı intraneti bültene çevirir, bülteni de kimse yorumlamaz.

Katılımı performansa bağlamak geri teper

Yaygın tavsiyelerden biri, intranet katılımını performans değerlendirmesinde olumlu bir sinyal olarak saymak. Bu tavsiye, aynı listelerde hemen yanına konan samimi ve rahat bir ton kurma tavsiyesiyle açıkça çelişir. Katılım ölçülüp kayda geçmeye başladığı anda insanlar okuyucuya değil değerlendiriciye yazar: gönderiler uzar, cilalanır, risksizleşir. Grafik yükselir, ortam ölür.

Gönüllü katılım istiyorsanız katılımı ödül mekanizmasının dışında bırakın. Bir şey öne çıkarılacaksa gönderi sayısı değil, birinin işini gerçekten kolaylaştırmış bir cevap öne çıkarılsın.

Masa başında olmayan çalışan

Saha ekipleri, üretim hattı, vardiyalı çalışanlar. Bu grupların erişimi genelde mobil uyumlu arayüzle çözülmüş kabul edilir, oysa çözülmez. Mobil erişim pratikte şu demektir: çalışan kendi telefonundan, kendi veri paketiyle, çoğu zaman mesai dışında bakacak.

Bunun bir maliyeti var ve karşılığında ne verdiğinizi söylemek zorundasınız: vardiya değişikliği, bordro, izin durumu gibi o kişinin zaten aradığı bir şey. Sosyal akış ancak işe yarar bir şeyin yanında taşınır. Giriş akışı da buna göre kurulmalı, tek dokunuşla ve şirket hesabıyla (ayrı şifre isteyen bir intranetin saha ekibinde hiç şansı yok).

Etkinlikler ve içeriğin geri dönüşü

Katılımın en kolay bahanesi takvimdir: genel toplantı, yeni bir uygulamanın devreye girmesi, departmanlar arası bir yarışma. Bu dönemlerde insanların zaten konuşacak bir şeyi olur, platform sadece konuşmanın yerini sağlar.

Etkinlik bitince akış da biter, o yüzden asıl iş sonrasında başlar: tartışmada çıkan bir fikri kurum haberine, bir çalışanın anlattığı çözümü iç belgeye dönüştürmek. Yazdığı şeyin bir yere gittiğini gören insan tekrar yazar. Bu döngü, tek seferlik kampanyalardan çok daha fazla katılım üretir.

Neyi katılım sayıyorsunuz?

Yönetim panellerinin ilk gösterdiği rakam genelde giriş sayısı ya da sayfa görüntüleme olur. İkisi de katılım değil. Bakmaya değer iki sayı var: bir gönderiye kaç farklı kişi yorum yazıyor ve yorum yazanların kaçı yönetici kadrosunun dışından. Birincisi düşükse ortam küçük bir çekirdeğe sıkışmış, ikincisi düşükse elinizde sosyal platform değil dijital duyuru panosu var.