Intranet Aramasını Çalışır Hale Getirmek: Kutu, Sonuçlar ve İndeks
Intranet aramasının bozuk olduğunu anlamak kolay: insanlar arama kutusunu kullanmayı bırakıp menülerde gezinmeye ya da birbirine sormaya döner. Bu noktadan sonra yapılacak iş genelde sanıldığı kadar büyük değil, ama sırası önemli. Aşağıdakiler, en çok fark yaratan düzeltmeleri o sırayla anlatıyor.
Arama kutusu: tek kutu, görünür yerde
Kutu her sayfada aynı yerde dursun, üst bandın sağında. Sadece büyüteç ikonu koyup kutuyu tıklamayla açtırma; bu, mobilde yer kazandırır ama masaüstünde aramayı bir adım geriye iter ve klavyeyle gezinen kullanıcıyı fazladan bir sekmeye mahkûm eder.
İçerik, kişi ve araçlar için ayrı kutular koyma. Kullanıcı yazmaya başlamadan önce hangi kutuya yazacağına karar vermek zorunda kalıyorsa, arama daha ilk saniyede karar yükü üretmeye başlamış demektir. Tek kutu, sonuçları kategoriye ayır.
Placeholder metni ne aranabileceğini söylesin ("kişi, doküman, form" gibi), reklam cümlesi olmasın. Otomatik tamamlama önerileri gerçek içerikten gelsin ve kullanıcı öneriyi yok sayıp kendi sorgusunu bitirebilsin.
Sonuç satırında ne yazacak
Sonuç sayfasının işi sıralama yapmak değil, tıklamadan önce karar verdirmek. Her satırda başlık, kısa bir bağlam cümlesi, içerik tipi ve son güncelleme tarihi olsun. Tarih özellikle işe yarar: iki yıl önce güncellenmiş bir izin prosedürüne kimse güvenle tıklamaz, tarihi görünce de boşuna tıklamamış olur.
Kişi sonuçları ayrı bir blokta dursun, isim ve pozisyonla birlikte doğrudan iletişim bilgisi versin. Çoğu intranet aramasının en sık kullanılan işlevi budur ve genelde en kötü tasarlanan kısımdır.
PDF ve sunum dosyaları için ayrı bir geçiş sayfası üretmeye çalışma, bakımı ağır gelir. Bunun yerine dosyanın metnini indekse al ve sonuç satırında eşleşen bölümü göster. Kullanıcı dosyayı açmadan içinde aradığı şeyin olup olmadığını görür.
Filtreler boş metadata üzerinde çalışmaz
Departman, lokasyon, içerik tipi filtreleri kâğıt üzerinde iyi görünür. Uygulamada şu olur: filtre bir alana göre eleme yapar ve o alanı boş olan her kaydı sessizce listeden düşürür. Kurum arşivlerinde departman ya da yayın tarihi alanının doldurulma oranı çoğu zaman yarının altındadır, çünkü o alanlar dokümanı yükleyen kişi için zorunlu değildir.
Sonuç şu: kullanıcı doğru filtreyi seçtiğinde aradığı doküman ekrandan kaybolur, üstelik kaybolduğunu fark etmez. Filtre çalışıyormuş gibi görünür.
Bir filtreyi açmadan önce o alanın doldurulma oranına bak. Yüzde seksenin altındaysa iki seçeneğin var: alanı geriye dönük doldurmak (indeksleme sırasında klasör yolundan ya da yükleyen kişinin departmanından türetmek çoğu durumda yeter), ya da o filtreyi hiç göstermemek. Üçüncü bir seçenek olarak boş değerleri elenmiş saymayıp sonuçta tutabilirsin, ama o zaman da filtrenin ne işe yaradığı belirsizleşir.
Sıfır sonuç dönen sorgular en ucuz veri kaynağın
Kullanıcı testi yapmadan önce arama kayıtlarına bak. İki listeyi haftalık çıkar: en çok aranan sorgular ve hiç sonuç döndürmeyen sorgular. İkincisi neredeyse her zaman aynı üç şeyi gösterir.
- Kurum içi kısaltmalar ve takma adlar ("izin formu" yerine sistemde "YKB-04" yazıyordur)
- Var olan ama indekslenmemiş içerik türleri
- Gerçekten eksik olan, yazılması gereken içerik
İlk grubun çözümü eşanlamlı listesi. İkincisi teknik bir eksik. Üçüncüsü ise içerik ekibine giden bir iş listesidir ve bu liste tahminle değil, insanların gerçekten aradığı kelimelerle oluşur.
"Bunu mu demek istediniz" önerisini genel bir Türkçe sözlükle kurma. Kurumun jargonu sözlükte yoktur; öneri motorunu kendi indeksindeki terimler üzerinden çalıştır, yoksa doğru yazılmış bir ürün kodunu düzeltmeye kalkar.
Sabitlenmiş sonuçlar ve sayfalama
Politika dokümanları, izin talebi, IT destek formu gibi az sayıda ama sürekli aranan içerik için belirli anahtar kelimelere sabitlenmiş sonuç tanımla. Yirmi kadar sabitleme, sorguların şaşırtıcı bir kısmını tek hamlede çözer.
Sonuçlarda sonsuz kaydırma yerine numaralı sayfalama kullan. Kullanıcı ikinci sayfaya geçtiğini bilir, geri dönebilir, birine "üçüncü sayfadaydı" diyebilir.
İndeksleme tarafı
Bu iş için sıfırdan indeks ve skorlama yazmam. Kelime köklerini ayırmak, eşanlamlıları çözmek, alaka puanı hesaplamak yıllara yayılmış bir problem ve hazır arama motorları bunu zaten çözüyor; sen enerjini indekse neyin girdiğine ve satırda ne göründüğüne harca.
Kurulumda üç şeyi baştan halletmek sonradan çok iş kurtarır: dosya içeriklerinin metin olarak çıkarılması, yetki kontrolünün indeks seviyesinde yapılması (kullanıcının göremeyeceği doküman sonuçta hiç görünmemeli, başlığı bile sızmamalı) ve her sorgunun sonucuyla birlikte kayda geçmesi. Üçüncüsü olmadan yukarıdaki hiçbir iyileştirmenin işe yarayıp yaramadığını ölçemezsin.
Sırayla ne yapılır
- Sorgu kayıtlarını aç, iki haftalık veri biriktir
- Sıfır sonuç listesindeki kısaltmalar için eşanlamlı tanımla
- Sonuç satırına tarih ve içerik tipi ekle
- Metadata doldurma oranı düşük filtreleri kaldır ya da alanları türeterek doldur
- En sık aranan yirmi sorgu için sabitlenmiş sonuç gir
Bu beş adım tasarım değişikliği bile gerektirmez, çoğu yapılandırmayla biter. Arama kutusunun yerini tartışmaya ise ancak bunlar bittikten sonra sıra gelir.