Kurumsal Intranet Tasarımı: Neyin İşe Yaradığı

Intranet projeleri genelde teknolojide değil, sahiplik ve içerik tarafında tıkanır. Arayüz yenilenir, menü sadeleşir, altı ay sonra aynı şikayet geri döner: aranan doküman bulunamıyor. Aşağıdakiler tıkanmanın nerede olduğunu bulup sırayla açmak için, yenileme kararı verilmeden önce yapılacak işler.

Önce ölçün, sonra tasarlayın

Beş altı gerçek görev seçin: izin talebi, satın alma prosedürünü bulma, yeni çalışanın ilk hafta dokümanına ulaşma, güncel organizasyon şeması, bir formun son sürümü. Sekiz kişiyle tek tek oturun, görevi verin, süre tutun ve nerede durduklarını not edin. Yarım günlük iş, ama elinizde yenileme sonrası tekrar ölçebileceğiniz bir taban kalır.

Bu ölçüm olmadan proje sonunda tek elinizde kalan şey memnuniyet anketi olur, o da neredeyse her zaman arayüzün yeniliğini ölçer.

A/B testi intranette çoğu zaman çalışmaz

Kaynaklarda sık geçen bir öneri var: düzenli A/B testleriyle arayüzü optimize edin. Kamuya açık bir sitede makul, intranette genelde değil. Sebep matematiksel: iki varyant arasındaki küçük farkı ayırt etmek için varyant başına binlerce oturum gerekir. Kullanıcı sayısı sabit ve sınırlıysa, o hacme ulaşmak aylar alır. O aylar boyunca içerik de değişir, yani sonunda neyin neyi değiştirdiğini söyleyemezsiniz.

Kullanıcı kitlesi birkaç yüz kişiyken A/B testi yerine görev testi ile arama logu daha hızlı ve daha güvenilir sonuç verir. Görev testi az kişiyle tıkanma noktasını gösterir, arama logu ise örnekleme yapmadan tüm kitleyi kapsar.

Arama kutusu en dürüst geri bildirim kanalı

Insanlar intranette menüde gezinmez, arar. Bu yüzden arama kutusuna yazılanlar, hiç kimsenin doldurmadığı geri bildirim formundan çok daha fazlasını söyler.

Sorguyu, dönen sonuç sayısını ve tıklanan bağlantıyı tek bir tabloya yazın. Haftada bir sıfır sonuç dönen sorguları okuyun. Bunu iki tabloyla çözersiniz, ayrı bir analitik ürününe gerek yok. Çıkan liste iki şeyi birden verir: eksik içerik ve yanlış etiket. "Mesai formu" aranıyor ama doküman "Fazla Çalışma Bildirim Belgesi" adıyla duruyorsa, sorun aramada değil adlandırmada.

İçerik sahipliği: tek gerçek sürdürülebilirlik önlemi

Her sayfanın adı geçen bir sahibi ve bir gözden geçirme tarihi olsun. Tarihi geçen sayfa otomatik olarak listeye düşsün, sahibi güncellesin ya da arşive gitsin. Bu kural olmadan intranet sadece büyür; arama sonuçlarının ilk sırasında üç yıllık prosedür durur ve kullanıcı bir daha aramaya güvenmez.

Merkezi, dağıtık ve hibrit modeller arasında hibrit daha sağlam duruyor, ama tek şartla: standart bir yönerge dokümanıyla değil, editörün dışına çıkamayacağı şablonlarla kurulmuşsa. Yönergeye uyulup uyulmadığını kimse denetlemez, şablon ise kendiliğinden denetler. Yüz kişinin altındaki kurumlarda ya da mevzuatın metni sabitlediği alanlarda merkezi model hâlâ doğru seçim.

QuickLinks bir çözüm değil, teşhis

Ana sayfaya konan hızlı bağlantı kutusu genelde navigasyonun başarısızlığını kapatmak için eklenir. Yine de kaldırmayın; ucuz, çalışıyor ve insanlar kullanıyor. Kaldırmak yerine tıklanmayı ölçün.

Aylardır ilk üç sırada duran bir bağlantı varsa, o içerik menüde olması gereken yerde değil demektir. Kutu size navigasyonun eksik listesini veriyor, o listeyi menüye taşıyın ve kutuyu boşalan yerden yeniden doldurun.

Yönetim desteği tam olarak neye yarar

Üst yönetim desteği çoğu rehberde soyut bir vizyon meselesi gibi anlatılır. Pratikte tek bir somut karşılığı var: içerik sahiplerinin bu işe ayırdığı zamanın iş olarak sayılması. Bölüm editörü sayfasını mesai sonrası gönüllü olarak güncelliyorsa, o sayfa altı ay içinde eskir. Yönetimden istenecek şey slogan değil, takvimde ayrılmış saat.