İntranet Kullanılabilirliği: İçerik Sahipliği, Menü ve Arama

İntranet projelerinde kullanılabilirlik sorunu çoğunlukla arayüzde değil, arayüzün altındaki iki kararda çıkar: içeriği kim güncelliyor ve menü neye göre kuruluyor. Bu iki karar yanlışsa üstüne yapılan tasarım çalışması sorunu örtmekten öteye gitmez. Aşağıda her ikisinin de nasıl kurulduğunu ve intranet aramasının neden ayrı bir problem olduğunu anlatıyorum.

İçeriği kim günceller

İki uç var. Merkezi modelde küçük bir ekip her şeyi yazar ve günceller; dil tutarlı olur, ama ekip darboğaza dönüşür ve departmanlar kendi bilgilerini yayınlamak için sıraya girer. Dağıtık modelde yetki yayılır, içerik hızlı çıkar, altı ay sonra aynı konuda üç farklı sayfa bulursunuz.

Dağıtık modelin asıl maliyeti bakımda ortaya çıkıyor ve genelde hesaba katılmıyor. Yazar sayısı arttıkça denetlenecek sayfa sayısı da artar, üstelik her yazarın kendi biçim alışkanlığı denetimi tekilleştirilemez hale getirir. Kırk yazarlı bir intranette "düzenli içerik kontrolü" cümlesi, birinin işinin yarısı demektir.

Uygulamada işe yarayan yapı ikisinin ortası: yayınlama yetkisi dağıtık, şablon ve taksonomi merkezi. Departman kendi sayfasını açar, ama sayfa türü hazır bir şablondan gelir ve her içeriğe sahip ile son gözden geçirme tarihi zorunlu alan olarak yazılır. Sahibi olmayan içerik yayınlanamıyorsa, altı ay sonra kimin temizleyeceği sorusu da ortadan kalkar.

Menü şemadan değil görevden çıkar

Departman organizasyon şemasını menüye çevirmem. Şema kurumun kendini nasıl gördüğünü anlatır, çalışanın ne aradığını değil. İzin talebi İnsan Kaynakları altında durur, ama çalışan "İnsan Kaynakları" diye düşünmez, "izin" diye düşünür.

Menüyü göreve göre kurmanın yolu şu sırayla işliyor. Önce şu anki içerik envanterini çıkarın, sonra çalışanların sisteme neden girdiğini toplayın; destek biletleri ve arama kayıtları bu konuda anketten daha dürüst veri verir. Ardından kart sıralama yapın: katılımcılara sayfa başlıklarını verip kendi gruplarını oluşturmalarını isteyin, ortaya çıkan gruplar sizin varsaydığınız kategorilerle çakışmıyorsa varsayım yanlıştır.

Son adım ağaç testi. Ortaya çıkan menü yapısını hiçbir arayüz çizmeden, sadece başlık listesi olarak sunup katılımcıdan belirli bir görevi bulmasını istersiniz. Ölçtüğünüz iki şey var: doğru sayfaya ulaşma oranı ve ilk tıklamanın doğru dalda olup olmadığı. İlk tıklama yanlışsa katılımcıların çoğu geri dönüp toparlamaz. Ağaç testi tasarım başlamadan yapılabildiği için de en ucuz düzeltme anını size verir.

Etiketlerde ise net olan kazanır. "İzinler ve Yan Haklar" çalışanın kelimesidir; "Kaynaklar", "Destek", "Topluluk" ise içine her şey konulabilen kutulardır ve tam da bu yüzden hiçbir şey aranmaz.

İntranet araması web aramasına benzemez

İntranet aramasının kötü olmasının teknik bir nedeni var. Web aramasının sıralaması büyük ölçüde bağlantı grafiğine ve toplu tıklama verisine dayanır; intranette ikisi de yoktur. Kurum içi dokümanlar birbirine link vermez ve beş bin kişilik bir şirkette bir sorgu, sıralamayı eğitecek istatistiği üretecek kadar sık tekrarlanmaz.

Dolayısıyla sıralamayı metinden değil metaveriden kurmak gerekiyor: doküman türü, sahip departman, güncelleme tarihi, geçerlilik durumu. Tarihe ağırlık vermek tek başına bile büyük fark yaratır, çünkü intranette yanlış cevabın kaynağı genelde eksik doküman değil, arşivden gelen eski sürümdür.

İkinci mesele indeks tazeliği. İndeksi gece yenileyen bir sistemde sabah yayınlanan duyuru gün boyu aramada çıkmaz. Kullanıcı bunu bir gecikme olarak değil, sistemin çalışmadığı şeklinde okur ve bir daha aramayı denemez. Yeni yayınlanan içeriği anında indeksleyen bir kuyruk kurmak, arama kutusunun kendisini yeniden tasarlamaktan daha çok işe yarar.

Arayüz tarafında ise tek bir arama alanı yeterli. Sayfaya dağılmış birden fazla arama kutusu, kullanıcıya hangisinin neyi aradığını tahmin ettirir. Sonuçları panel yerine tam sayfada gösterin, filtreleri orada sunun, sık kullanılan sayfalar için de favorilere ekleme imkanı bırakın; tekrar eden erişimin aramadan geçmesi gerekmiyor.

Tutarlılık bir tasarım tercihi değil, bakım kararı

Sayfaların birbirine benzemesi estetik mesele gibi görünür, asıl işlevi öğrenme maliyetini düşürmektir. Aynı bileşen her sayfada aynı yerde duruyorsa çalışan yeni bir sayfayı okumaz, tarar.

Bunu şablonla değil bileşen kütüphanesiyle sağlayın. Şablon kopyalanır ve kopyalar zamanla ayrışır; ortak bileşen tek yerden güncellenir. İkonları etiketsiz bırakmayın, kurum içi sistemlerde ikon sözlüğü ortak değildir. Bağlantıların tıklanabilir olduğu rengin dışında bir işaretle de anlaşılmalı ve metin kontrastı en azından 4.5:1 olmalı; intranet, dışarıdaki siteden farklı olarak kimsenin kaçamayacağı bir arayüzdür, erişilebilirlik burada isteğe bağlı değildir.