İlişki Haritası: Organizasyonda Kim Neye Erişiyor

Yeni bir ekibe girdiğin ilk iki haftada en çok vakit kaybettiğin şey, bir bilgiyi kimin tuttuğunu aramaktır. İlişki haritası bunun için çıkarılır: kişileri değil, kişilerin elindeki kaynakları gösteren bir çizim. Kendini merkeze koyarsın, çevrene kimin neyi yönettiğini yazarsın, sonra listeyi kısaltırsın.

Haritada ne yazılı

Bir düğüm bir kişi ya da bir ekip. Altına üç satır düşer: ne yönetiyor, senden ne alabilir, sana ne verebilir. Üçüncüsü çoğu haritada boş kalır, oysa işe yarayan sütun odur.

Bu satırları dolduramadığın düğüm de bir sonuç verir: o kişiyle bir ilişkin yok, sadece adını biliyorsun. Harita çıkarmanın en hızlı getirisi böyle boşlukların görünür olması. Kaç kişiyi tanıdığını değil, kaç kişinin işine neyle dokunduğunu öğrenirsin.

Haritayı çıkarma sırası

1. Merkeze kendini, hemen üstüne doğrudan yöneticini koy.
2. Matris yapıda ikinci bir yöneticin varsa onu da ekle. İkisinin senden beklediği çıktı genelde aynı değildir, harita bunu ilk ortaya çıkaran şey olur.
3. Haftada en az bir kez iş konuştuğun kişileri ve ekipleri çevreye dağıt.
4. Veri akışının üstündeki takımları ekle: analitiği kim topluyor, destek kayıtlarını kim okuyor.
5. Her düğüm için üç satırı doldur; dolduramadığını silme, işaretle.

Uzaktan çalışıyorsan bu adımlar kendiliğinden gerçekleşmez. Ofiste koridorda kapılan "şu konuyu aslında Selin takip ediyor" bilgisi, uzaktan çalışmada ancak birine doğrudan sorduğunda gelir. Haritayı çıkarmak o soruların listesini de üretir.

Yirmi kişi küçük bir sayı değil

Yaygın tavsiye haritayı on ekip ya da yirmi kişiyle sınırlamak. Bu sınır mütevazı görünüyor, değil. Yirmi kişi arasındaki olası ilişki sayısı 20 × 19 / 2, yani 190. Bir düğüm eklemek listeyi bir satır uzatır, ama takip etmeye çalıştığın bağ sayısını kişi sayısının karesine yakın bir hızla büyütür: otuz kişide 435 bağ çıkar.

Buradan çıkan kural şu: harita tam bir organizasyon grafiği olmaya çalışmasın. Yalnızca senden çıkan kenarları tut, yirmi kişi için yirmi kenar. "X ile Y arasında gerginlik var" bilgisi kıymetli olabilir, ama onu haritaya işlemeye kalkarsan elinde birkaç hafta içinde bakımı imkânsız bir şema kalır.

Haritanın ömrü

Üç ila altı ayda bir gözden geçir deniyor. Pratikte ilk yeniden yapılanma haritanın yarısını geçersiz kılar ve o noktada eskisini yamamak, sıfırdan yazmaktan uzun sürer. Haritaya tarih at, eskisini silme, yenisini boş sayfada kur. Yirmi düğüm on beş dakikaya sığar.

İki tarihli haritayı yan yana koyduğunda ikinci bir şey görünür: organizasyonun hangi yöne kaydığı. Bir yıl içinde üç kez el değiştiren bir sorumluluk, senin ilişki kurma biçiminle değil, yapının kendi kararsızlığıyla ilgilidir.

Bu notlar nereye yazılmaz

Harita kaçınılmaz olarak kişiler hakkında yargı taşır: kim geciktirir, kimden bilgi çekmek pazarlık ister. Bunu şirketin ortak wiki'sine, proje aracına ya da paylaşımlı sürücüsüne yazma. Erişim ayarları zamanla gevşer, bir klasör bir gün yanlış ekibe açılır ve o not tam da hakkında yazdığın kişinin önüne düşer. Kendi makinendeki düz bir metin dosyası hem yeterli hem geri alınabilir.

Haritanın amacı kimseyi puanlamak değil zaten. Kiminle konuşman gerektiğini hatırlatmak, o kadar. İşe yaradığı an, bir işin tıkandığında kime gideceğini düşünmeden bildiğin andır.