Şirket İçi Sosyal Ağlar: Kurulumda İşe Yarayan Kararlar
Şirket içi sosyal ağ projeleri genelde araç seçimiyle başlar ve orada tıkanır. Oysa sonucu belirleyen üç karar var: bilginin neye göre dizildiği, aramanın yetkiyle nasıl birleştiği, ilk içeriği kimin yazdığı. Araç bunların hepsinde sonradan değiştirilebilir, kararlar değil.
Önce ihtiyaç cümlesini yazın
"Falanca şirket şunu kullanıyor" diye başlayan proje, altı ay sonra kimsenin açmadığı bir akışla biter. Yerine tek bir cümle yazın: bugün hangi bilgi kime geç ulaşıyor? Cevap "satıştaki ekip teknik dokümanın son sürümünü bulamıyor" gibi somut bir şeyse aradığınız araç da kendiliğinden daralır. Cevap "iş birliğini artırmak" ise henüz bir ihtiyacınız yok, sloganınız var.
Departman şemasını bilgi mimarisi sanmayın
Klasik intranetler organizasyon şemasını ekrana kopyalar. Çalışan izin formunu ararken "İnsan Kaynakları Direktörlüğü / Özlük İşleri / Formlar" yolunu bilmek zorunda kalır. İşe yeni başlayan biri bu yolu bilmez, çünkü yol bilgiyi değil hiyerarşiyi anlatıyor.
Bilgiyi kullanım anına göre gruplayın: işe giriş, izin, satın alma talebi, müşteriye çıkılacak sunum. Rol bazlı kişiselleştirme de ancak burada anlam kazanır; sahadaki teknisyenle finanstaki uzmanın ilk ekranı aynı olmak zorunda değil.
Arama ile yetkilendirmeyi aynı anda kurun
Sosyal katmanın en çok işe yarayan tarafı birleşik arama. Wiki, forum, dosya, kişi; hepsi tek kutudan. Ama bu kutu yetkilendirmeyi sonradan eklenen bir filtre olarak görürse sonuçlar kullanıcıya göre delik deşik olur. İndeks önce en alakalı elli kaydı seçer, sonra yetki filtresi bunların kırkını atar, kullanıcı on sonuç görür ve ikinci sayfa bomboş gelir.
Bir kurumsal aramada tam bunu gördüm: motor doğru çalışıyordu, sonuç sayfaları kullanıcının yetkisine göre yarı yarıya boşalıyordu.
Çözüm, yetki kısıtını sorgunun kendisine gömmek, yani filtreyi skorlamadan önce uygulamak. Baştan yapılırsa birkaç günlük iş. İndeks büyüdükten sonra yapılırsa yeniden indeksleme demek.
Boş wiki kimseyi davet etmez
Platformu açıp çalışanların doldurmasını beklemek yürümüyor. İlk ziyaretinde boş sayfa gören kullanıcı bir daha girmiyor. Açılıştan önce küçük bir ekip, en çok sorulan soruları gerçek cevaplarıyla yazsın; sayı değil, sayfanın dolu görünmesi belirleyici.
Sonrası için katkı eşiğini düşürün. Yorum yazmak iki tıkla olmalı, yeni sayfa açmak şablon seçmeyi gerektirmemeli.
Şeffaflık istiyorsanız kimlik tek başına yetmez
Yaygın tavsiye net: anonimliğe izin verme, herkes adıyla yazsın. Kötüye kullanımı gerçekten azaltıyor. Ama aynı kural, üstünün okuduğu bir akışta eleştirinin hiç yazılmamasına da yol açar, yani tam olarak açmak istediğiniz iletişimi kapatır.
Pratikte yürüyen orta yol şu: varsayılan kimlikli, tek bir kanal takma adla açık ve o kanalın moderasyonu insan elinde. Hafif moderasyon zaten yeterli oluyor; topluluklar yanlış bilgiyi merkezi denetimden daha hızlı düzeltiyor.
Takvimi doğru kurun
Pilot birkaç günde ayağa kalkar. Kültürün değişmesi yıllar sürer ve bu süre araç seçimiyle kısalmaz, yetkinin ve bilginin paylaşılmasıyla kısalır. O yüzden başarı ölçüsünü kayıt sayısı değil tekrar eden kullanım yapın: ayda bir giren beş yüz kişi yerine haftada üç kez giren yüz kişi.