Görev Analizi: Adımları Nereden Çıkarmalı, Nerede Durmalı

Görev analizi, kullanıcının bir hedefe giderken attığı adımların ayrıştırılmasıdır. Zor kısmı yöntem değil, iki karar: adımları kimden öğreneceğiniz ve ayrıştırmayı nerede durduracağınız. İkisi de gevşek verildiğinde ortaya duvara asılan, sonra kimsenin bakmadığı bir diyagram çıkar.

Görev, hedef ve iş akışı ayrımının pratik karşılığı

Hedef kullanıcının varmak istediği durumdur, görev oraya giderken yaptığı sınırlı bir aktivitedir, iş akışı ise birden fazla kişinin devrettiği zincirdir. Ayrım terminoloji merakı değil, kapsam kararıdır: iş akışına bakıyorsanız devir noktalarını, göreve bakıyorsanız tek kişinin kafasındaki sırayı incelersiniz. İkisini aynı diyagrama koyan ekipler genelde ikisini de yarım bırakır.

Kapsamı hedefle sabitleyin, görevi hedefe göre tanımlayın. "Fatura ekranını kullanmak" bir görev değildir. "Geçen ayın faturasını muhasebeciye göndermek" görevdir, çünkü bittiği an bellidir.

Adımları hangi kaynaktan çıkarmalı

Üç kaynak var: kullanıcının anlattığı, gözlemlenen ve sistemin kaydettiği. Üçü aynı akış için farklı listeler üretir ve fark tesadüf değildir. İnsan anlatırken adımları düzeltir, tekrarları atlar, hatalarını hatırlamaz.

Kullanıcının anlattığı adım listesini, aynı akışın olay kayıtlarından daha az güvenilir bulurum; ikisi çeliştiğinde kayıttan yana olurum. Kayıt niyeti göstermez ama sırayı, tekrarı ve geri dönüşü tam gösterir. Anlatı ise niyeti verir, sırayı vermez. Doğru kullanım ikisini birbirine sormaktır: kayıtta aynı ekrana üç kez dönüldüğünü görüp bunun nedenini kullanıcıya sorarsınız.

Bağlamsal gözlem hâlâ en pahalı ve en verimli yöntem. Kullanıcının kendi ortamında, kendi verisiyle çalışırken izlenmesi, laboratuvarda hiç görünmeyen şeyleri ortaya çıkarır: yanındaki deftere yazılan numara, ikinci sekmede açık duran eski sistem, telefonla sorulan onay. Bunlar görevin parçasıdır ve arayüzün dışında kaldıkları için hiçbir kayıtta görünmezler.

Hiyerarşik görev analizi ve durma kuralı

HTA'yı Annett ve Duncan 1967'de tanımladı ve yöntemin en çok atlanan iki parçası hâlâ aynı: planlar ve durma kuralı.

Plan, bir üst görevin altındaki alt görevlerin hangi sırayla ve hangi koşulda yapılacağını söyleyen kısa ifadedir. "1'i yap, sonra 2 veya 3, ödeme reddedilirse 2'ye dön" gibi. Planı olmayan HTA bir kutu yığınıdır; koşullu dallanmayı ve tekrarı taşıyan tek eleman odur. Diyagramınızda plan satırları yoksa elinizde hiyerarşi değil, içerik listesi var.

Durma kuralı da yöntemin içinde tanımlı: bir adımı, hatalı yapılma olasılığı ile hatanın maliyetinin çarpımı kabul edilebilir düzeye indiğinde parçalamayı bırakırsınız. Kural bunu söylüyor çünkü ayrıştırmanın doğal sonu yok; durdurmazsanız her yaprak tek bir tuş vuruşuna kadar iner ve elli sayfalık, her yeri eşit derinlikte bir belge çıkar. Eşit derinlik tam olarak istemediğiniz şey. Yılda bir kez yapılan ve yanlış yapıldığında para kaybettiren adımın on kutuya bölünmesi gerekir, günde kırk kez yapılan ve yanlışı anında geri alınabilen adımın bir kutuda kalması yeter.

Pratikte bu, her dalda ayrı ayrı verilecek bir karar. Analizi bitirdiğinizde her yaprak için "burada hata olursa ne olur" sorusuna cevabınız varsa doğru yerde durmuşsunuzdur.

Diyagram ile uygulama maliyeti aynı şey değil

Görev analizinin çıktısı çoğu zaman "şu iki adım tek adıma inebilir" olur. Diyagramda iki kutuyu birleştirmek bir kalem hareketi. Arkada o iki adım iki ayrı serviste, iki ayrı doğrulama kuralıyla duruyorsa birleştirme aylara yayılan bir iş. Bu, öneriyi geçersiz kılmaz ama sıralamayı değiştirir.

Analiz raporuna her sadeleştirme önerisinin yanına arkadaki sistem sınırını yazın. Yazılımcıya "bu adımı kaldıralım" demekle "bu adım kalkarsa sipariş kaydı hangi noktada oluşur" diye sormak arasındaki fark, önerinin hayata geçme ihtimalidir. İkinci soruyu soran tasarımcı, bir sonraki toplantıya çağrılan tasarımcıdır.

Görev analizinin işe yaramadığı yer

Yöntem, hedefi belli ve sırası olan işlerde çalışır. Sipariş verme, form doldurma, iade başlatma, rapor çıkarma. Hedefi belirsiz, gezinmeye dayalı kullanımda üretecek bir şeyi yok: içerik keşfi, tarama, karar öncesi araştırma gibi davranışlarda kullanıcının izlediği sıra kişiden kişiye değişir ve ortalaması kimseyi tarif etmez. Orada başka yöntemlere geçmek gerekir.

İkinci sınır, henüz var olmayan ürün. Analiz mevcut davranışı inceler; kullanıcının bugün yaptığı iş yoksa analiz edilecek görev de yok. O durumda incelenecek şey ürünün kendisi değil, insanların aynı ihtiyacı bugün hangi dolambaçlı yolla karşıladığıdır. Excel dosyası, WhatsApp grubu, kâğıt defter. Gerçek görev orada duruyor.