İntranet Kullanılabilirliği: Arama, Gezinti ve İçeriğin Sahibi

İntranetin işe yaradığı tek an, çalışanın aradığını bulduğu andır. Görsel tazeleme, yeni duyuru akışı, yeniden çizilmiş menü, hepsi bundan sonra gelir. Bir intranet iyileştirmesine başlıyorsanız sırayı şöyle kurun: arama, gezinti, içeriğin sahibi.

Önce arama, çünkü kimse menüyü gezmiyor

Kurum içi aramanın halka açık web aramasından yapısal bir eksiği var: bağlantı grafiği yok. Web'de bir sayfanın önemi ona verilen linklerden çıkarılabilir, intranette departman sayfaları birbirine neredeyse hiç link vermez. Sıralama sinyali kalmadığı için sonuçlar tarih ya da alaka skoru gibi zayıf ölçütlere düşer. Bunu kapatmanın yolu metadatayı zorunlu kılmak: her sayfada anlamlı başlık, kısa özet, güncelleme tarihi ve sahibi olan bir departman.

Arama kutusunu her sayfaya koyun, tek bir dizin üzerinden çalıştırın. Departmanların kendi arama motorunu kurması, çalışanın aynı sorguyu üç yerde denemesi demektir.

Ölçüm tarafında arama sorgu kayıtlarını sayfa görüntülenme sayılarından daha güvenilir buluyorum. Görüntülenme neyin bulunduğunu söyler; sorgu kaydı neyin arandığını, hangi sorgunun sonuçsuz döndüğünü ve kullanıcının aynı şeyi kaç kez farklı kelimeyle denediğini söyler. Sıfır sonuçlu sorgu listesi, kullanıcı testi yapmadan önce bakılacak ilk yerdir.

Gezinti şirket şemasına göre değil, göreve göre

İntranetlerin klasik hatası ana menüyü organizasyon şemasından türetmek. Çalışan izin talebi girecekse bunun İnsan Kaynakları altında mı yoksa Mali İşler altında mı olduğunu bilmek zorunda kalır. Menüyü yapılan işlere göre kurun: izin, masraf, ekipman talebi, eğitim kaydı.

Departmanların kendi alanları olabilir, olması da gerekir. Ama o alanlar bilgi sayfasıdır, işlem başlangıç noktası değildir. İşlemler ortak görev alanında toplanır, departman sayfası oraya link verir.

• Global gezinti her sayfada aynı yerde ve aynı sırada dursun.
• Derin hiyerarşide iz yolu (breadcrumb) koyun; kullanıcı arama sonucundan sayfanın ortasına düştüğünde nerede olduğunu ancak oradan anlar.
• Ziyaret edilmiş link rengini ezmeyin. Tarayıcının bu varsayılanı, aynı dokümanı ikinci kez açmayı engelleyen ücretsiz bir işarettir.

PDF son çare olsun

PDF baskı ve arşiv için doğru format, ekranda okuma için değil. Kırk sayfalık prosedür el kitabını intranete PDF olarak koyduğunuzda üç şey birden olur: mobilde okunmaz, arama sonucunda başlık yerine dosya adı görünür, tek bir maddeyi güncellemek için tüm belgeyi yeniden yayınlamanız gerekir.

Doğrusu içeriği web sayfalarına bölmek, PDF'i yalnızca yazdırma seçeneği olarak sunmak. Böylece her bölüm ayrı ayrı aranabilir ve bağımsız güncellenebilir hale gelir.

İçeriğin sahibi belli olsun

Kullanılabilirlik sorunlarının önemli kısmı tasarım değil sahiplik sorunudur. Sahibi olmayan sayfa güncellenmez, güncellenmeyen sayfa aramada eskisiyle birlikte çıkar ve çalışan hangisinin geçerli olduğunu bilemez. İki farklı tarihli izin prosedürünün aynı anda yayında durması, kötü menüden daha fazla zaman kaybettirir.

Her sayfaya bir sahip departman ve bir tazelik tarihi bağlayın. Tarihi geçen içerik önce sahibine bildirilsin, cevap gelmezse arşive alınsın. Merkezi bir ekip standartları tutsun, içeriği departmanlar yazsın; tersi de işler ama merkezi ekip darboğaza dönüşür.

İyileşmeyi parayla değil süreyle ölçün

İntranet yatırımlarını savunmak için büyük tasarruf rakamları dolaşır. O rakamlar bir görev süresi ölçümünden türetilir; ölçümü siz yapmadıysanız elinizdeki sayı sizin kurumunuza ait değildir.

Kendi ölçümünüz basit. Beş sekiz kişi seçin, gerçekte yaptıkları üç görevi verin (izin talebi, telefon rehberinden birim bulma, güncel prosedüre ulaşma), süreyi ve tamamlama oranını kaydedin. Değişiklikten sonra aynı görevleri tekrarlayın. Elinizde görev başına saniye farkı olur; kişi sayısı ve saatlik maliyetle çarpmak isterseniz o zaman anlamlı bir sayı çıkar. Önce ölçüm, sonra çarpım.