Kurumsal İntranet Tasarımı: Sorun Ana Sayfa Değil, Arama
İntranet projelerinin çoğu ana sayfa tartışmasıyla başlar: hangi duyuru üstte olacak, kaç sütun olacak, kurum haberleri nerede duracak. Oysa çalışan intranete haber okumak için girmiyor, bir sorusuna cevap aramak için giriyor. Ana sayfa iletişim biriminin vitrini olarak tasarlandığında, çalışanın kullandığı tek şey arama kutusu olur, o da genelde iyi çalışmaz.
Giriş noktası ana sayfa değil
İntranet gezinti ağacını departman şemasına göre kurmak yaygın bir refleks. Mantıklı görünür, çünkü içeriği üreten taraf da öyle örgütlenmiştir. Ama çalışan "İnsan Kaynakları > Politikalar > İzin" diye düşünmez, "yıllık iznim kaç gün kaldı" diye düşünür. Aradaki mesafeyi menü kapatamaz.
Bu yüzden intranette arama, ana gezintiye eşlik eden ikincil bir özellik değil, birincil arayüzdür. Kabul kriterini de buna göre koymak gerekir: en sık sorulan yirmi soru, doğal dille yazıldığında ilk üç sonuçta cevabını buluyor mu? Bulmuyorsa yapılacak iş menüyü yeniden düzenlemek değil, o yirmi soruya karşılık gelen içeriği yazmaktır.
Dağıtık içerik üretimi tek başına iyi bir şey değil
"Herkes içerik üretsin, intranet yaşayan bir bilgi merkezi olsun" tavsiyesi kulağa hoş gelir. Pratikte bunun bir yan etkisi var ve genelde konuşulmaz: yazma yetkisi dağıtıldıkça sahiplik dağılır, sahipsiz belge de silinmez, sadece eskir.
Sonuç, aramanın kendi başarısını sabote etmesidir. İki yıl önceki izin prosedürü hâlâ ortada duruyorsa ve yeni sürümle aynı kelimeleri içeriyorsa, arama motoru ikisini de getirir. Çalışan hangisinin geçerli olduğunu anlayamaz, bir kez yanlış olanı okur, bir daha aramaya güvenmez. Kaybedilen şey bir belge değil, aracın kendisi.
İşleyen çözüm basit ve idari: her belgeye bir sahip ve bir son geçerlilik tarihi. Tarih geçtiğinde belge otomatik olarak arama sonuçlarından düşer, sahibine bildirim gider. Tasarım kararı gibi durmayabilir ama arama sonuçlarının kalitesini menü düzeninden çok daha fazla etkiler.
Yetki filtresi aramayı pahalı yapar
Rol bazlı yetkilendirme intranetin doğal gereği: bordro sayfasını herkes görmemeli. Ama bu gereklilik aramaya bindiğinde işin maliyeti değişir. Sonuçların kullanıcının yetkisine göre filtrelenmesi lazımdır, üstelik başlık düzeyinde bile sızıntı olmadan; "Kıdem Tazminatı Hesaplama Tablosu 2025" başlığını görmek, dosyayı açamayan biri için bile bilgi taşır.
Filtrelemeyi sorgudan sonra yaparsanız sayfalama bozulur: on sonuç isteyip yetki elemesinden sonra üç sonuç kalır, ikinci sayfada ne olacağı belirsizleşir. Dizine yetki bilgisini gömerseniz bu sefer her yetki değişikliğinde yeniden indeksleme gerekir. İkisi de çözülebilir, ama proje planında "arama kutusu" olarak tek satır yazılıp geçilecek bir iş değildir. Arayüz tarafında verilen "her şeyi arayabilsin" kararının arka uçta bir bedeli var, tasarım ekibi bunu erken sormalı.
Neyi ölçmeli
İntranet başarısını ana sayfa tıklanma oranına bağlamam. O sayı iletişim biriminin duyurusunu kaç kişinin gördüğünü söyler, çalışanın işini yapıp yapamadığını değil. Zaten intranet çoğu tarayıcıda açılış sayfasıdır, gösterim sayısı kendiliğinden yüksek çıkar.
Daha az gürültülü üç ölçüt var. Sonuçsuz arama listesi: hangi kelimeler aranıp hiçbir şey bulunamamış, doğrudan içerik açığını gösterir. Aramadan sonra tıklanan sonucun sırası: sürekli beşinci ve sonrası tıklanıyorsa sıralama yanlıştır. Bir de destek biriminin aldığı tekrar eden sorular; intranette cevabı olan bir soru hâlâ telefonla soruluyorsa, cevap vardır ama bulunamıyordur.
Bu üçü küçük görünür. Ama intranet kullanılıp kullanılmadığını, ana sayfa ısı haritasından çok daha dürüst anlatır.
Çevik geliştirme burada gerçekten işe yarıyor
İntranet, kullanıcı grubunun tamamının bilindiği ve ulaşılabildiği ender ürünlerden biri. Kimin hangi ekipte olduğu, kimin neyi aradığı, kime soru sorulabileceği belli. Bu yüzden küçük parçalar halinde çıkıp geri bildirimle düzeltmek, dış müşteriye açılan bir üründe olduğundan daha ucuz. Büyük bir yeniden tasarımı bir yıl boyunca kapalı kapı ardında pişirmenin ise savunulacak tarafı yok; teslim edildiğinde şirket şeması bile değişmiş olur.